Ehrenamtliche/freiwillige Mitarbeit

Aufwendungsersatz

Das ehrenamtliche/freiwillige Engagement verursacht neben dem Zeitaufwand häufig auch erhebliche Kosten (z. B. Porto, Telefongebühren, Fahrtkosten, Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen). Um die Motivation der ehrenamtlichen/freiwilligen Mitarbeiter/innen zu erhalten und zu stärken, sollte der Verein ihnen diese Kosten erstatten.


Zivilrechtlich haben ehrenamtliche Mitarbeiter/innen sogar einen Anspruch auf Aufwendungsersatz, wenn in der Vereinssatzung nicht ausdrücklich eine andere Regelung getroffen wurde. Die Rechtsgrundlage für diesen Aufwendungsersatzanspruch ist § 670 BGB:


Macht der Beauftragte (= ehrenamtlicher Mitarbeiter) zum Zwecke der Ausführung des Auftrages (= Ehrenamt) Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber (= Verein) zum Ersatz verpflichtet.“


Die Aufwendungen müssen jedoch

  • tatsächlich angefallen und nachgewiesen

  • zur Ausführung des Ehrenamtes erforderlich und

  • angemessen (auch wegen der Gemeinnützigkeit!) sein.

Eine ehrenamtliche/freiwillige Mitarbeit begründet kein Arbeitsverhältnis; Aufwendungsersatz ist steuer- und sozialversicherungsfrei.

Die Erstattung der Aufwendungen kann folgendermaßen erfolgen:

  • konkret nach den tatsächlich entstandenen und durch Belege einzeln nachgewiesenen Kosten (z. B. durch Vorlage von Quittungen) oder

  • nach den steuerrechtlich anerkannten Spesensätzen

Beispiel: Reisekosten bei Dienstreisen (d. h. außerhalb der regelmäßigen „Arbeitsstätte“):

 

Fahrtkosten Pkw

0,30 € pro gefahrenem km (Stand 2015)

Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Std.

12,- € (Stand 2015)

Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheit von 24 Std.

24,- € (Stand 2015)

Verpflegungsmehraufwendungen für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung

Jeweils 12,- € (Stand 2015)

 

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