Betreuung

VIP-Maßnahmen

Es gehört zur adäquaten Betreuung der Vereinssponsoren, dass man deren Vertreter (z.B. Geschäftsführer/in, Marketingleiter/in oder Sponsoringkoordinator/in) zu wichtigen Vereinsveranstaltungen einlädt. Dabei ist eine möglichst angenehme, exklusive und persönliche Atmosphäre zu schaffen.

Bei den Veranstaltungen kann es sich um Sportveranstaltungen (z.B. ein Turnier bzw. ein Meisterschaftsspiel) oder eine sonstige Veranstaltung des Vereins (z.B. die Weihnachtsfeier, das Sommerfest oder die Jahreshauptversammlung) handeln.

Mit der Einladung bringt der Verein seine Wertschätzung gegenüber dem Sponsor und seinen Repräsentanten zum Ausdruck. Dank der Einladung können die Sponsorenvertreter am Vereinsgeschehen teilhaben und die Umsetzung von vereinbarten Sponsoringmaßnahmen live miterleben. Vor allem ist die Einladung der Sponsorenvertreter auch als Dankeschön für die Unterstützung zu sehen.

Eine Einladung von wichtigen Repräsentanten des Sponsors zu Veranstaltungen, die von diesem gesponsert werden, ist unabdingbar!!!

Sponsorenvertreter können auch zu Vereinsveranstaltungen eingeladen werden, die nicht von ihnen unterstützt werden. Nimmt der Sponsor die Einladung wahr, kann der Verein den Sponsor über die Sponsoringmöglichkeiten bei dieser Veranstaltung informieren.

a. Einladung zu einer VIP-Maßnahme:
Die Einladung sollte möglichst schriftlich erfolgen und unbedingt vom ranghöchsten Vertreter des Vereins (z.B. Vereinsvorsitzende/r) und dem direkten Ansprechpartner des Sponsors (z.B. Referenten für Sponsoring) unterschrieben werden. Dem Einladungsschreiben sollten Informationsmaterialien zu der Veranstaltung (z.B. Programmübersicht) sowie ein Antwortformular beigefügt werden.

b. Abwicklung der VIP-Maßnahme:
Während der Veranstaltung muss eine adäquate Betreuung der Sponsorengäste sichergestellt sein.

Zur professionellen Abwicklung einer VIP-Sponsoringmaßnahme gehören alle erdenklichen, der Bequemlichkeit des Sponsors zuträglichen Maßnahmen. Hierzu gehören:

  • VIP-Parkplatz (in der Nähe der Veranstaltungsstätte, kostenfrei, bei Schlechtwetter/Regen sollte man Begleitpersonen mit Regenschirm am Parkplatz positionieren)
  • Top-Sitzplatz (gut ausgeschildert, besonders gekennzeichnet und reserviert)
  • Schalter am Eingang der Veranstaltungsstätte, an dem die Ehrengäste in Empfang genommen werden und ggf. ein VIP-Bändchen erhalten
  • Begrüßung der Gäste durch einen wichtigen Vertreter des Sportvereins (z.B. Vereinspräsident oder Referenten für Sponsoring)
  • Angemessene Bewirtung und Verköstigung in einer behaglichen Atmosphäre (Einrichtung einer besonderen Umgebung/VIP-Raum/ besondere Kennzeichnung der Tische, z.B. mit Unternehmensfahne oder -logo, an denen die VIPs sitzen/Servicepersonal im VIP-Bereich) durch einen vom Verein beauftragten Caterer
  • Garderobe einrichten
  • Möglichkeit zum Gespräch mit bestehenden und potenziellen Geschäftsfreunden des Sponsors schaffen. Dazu muss der Verein für den Sponsor interessante Gesprächspartner (z.B. Politiker, Journalisten, Unternehmer, Vertreter der Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer, Kirchenvertreter etc.) einladen
  • Möglichkeit zum Kontakt mit den Sportlern schaffen (z.B. wenn die Sportler nach der Veranstaltung den VIP-Bereich aufsuchen, um Autogramme zu geben, für persönliche Gespräche zur Verfügung stehen bzw. an Gesprächsrunden teilnehmen)
 

Kontakt

Ansprechpartner zum jeweiligen Themengebiet unter:
BSB Nord Geschäftsstelle

Qualifizierung

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