Kontrolle

Dokumentation umgesetzter Maßnahmen

Dem Sponsor sollte am Ende eines Sponsoringprojektes eine Dokumentationsmappe ausgehändigt werden. In ihr werden alle vom Sportverein umgesetzten Werbe-, PR- und sonstigen Maßnahmen (siehe dazu beispielhaft § 2 „Leistungen des Vereins“ im Sponsoring-Mustervertrag) dokumentiert.

Die Bereitstellung einer Dokumentationsmappe sollte immer Bestandteil eines zwischen Sportverein und Sponsor geschlossenen Sponsoringvertrages sein.

In einer Dokumentationsmappe können die folgenden Unterlagen intergriert werden:

  • Fotodokumentation von umgesetzten Werbemaßnahmen (Messestand, Werbebanden, Sponsorenwand, Fahnen, Vereinsschaukasten etc.)
  • Belegexemplare sämtlicher Drucksachen (Flyer, Eintrittskarten, Programmheft, Plakate etc.), die vom Sportverein im Rahmen des Sponsoringprojektes erstellt wurden (inkl. Auflagenhöhe und Kontaktzahlen) und in denen der Sponsor dargestellt wurde (z.B. Logoeinbindung, Namensnennung)
  • Informationen zu den Besuchern und Teilnehmern einer Veranstaltung oder Mitgliedern (z.B. Anzahl, Altersstruktur und Geschlechterverteilung)
  • Mediadaten (z.B. Auflagenzahlen der Zeitungen, die über ein Sponsoringprojekt berichtet haben und ggf. Fernseh-Einschaltquoten
  • Presseclippings (Dokumentation von Artikeln aus Printmedien, in denen über das Sponsoringprojekt berichtet und/oder der Sponsor in Text oder Bild genannt wurde)
  • Erfassung von Veröffentlichungen in Internetmedien (Name der Online-Publikation, Textauszug, Datum des ersten Erscheinens, Anzahl der Besucher dieser Internetseite)
  • Radio-Übertragungszeiten (inkl. Einschaltquoten, Hörerstruktur)
  • Mediaplan, aus dem hervorgeht, wie das Sponsoringprojekt beworben wurde (z.B.)

    • Infos, wann und in welchen Printpublikationen Anzeigenschaltungen platziert wurden
    • Schaltplan der Hörfunkspots, in denen eine Veranstaltung beworben und der Sponsor als Unterstützer der Veranstaltung genannt wurde
    • Infos, auf welchen Internetseiten ein Werbebanner platziert wurde

  • Fotos von Sponsorenvertretern bzw. -gästen bei einer von ihnen gesponserten Veranstaltung
  • Filmaufnahmen (z.B. auf DVD) von der Veranstaltung (Wettkampf, Rahmenprogramm)
  • Dokumentation aller umgesetzten PR-Maßnahmen (Pressemitteilungen, Pressekonferenzen, PR-Texte im Internet, Pressemappen, Newsletter an Vereinsmitglieder etc.)
  • Ergebnisse einer bei der Veranstaltung durchgeführten Zuschauerbefragung
  • Ausdruck einer Internetseite (= Screenshot), auf der vom Sportverein eine Veranstaltung beworben und durch Einbindung von Sponsorenlogos auf die Wirtschaftspartner hingewiesen wurde (mit zusätzlichen Informationen zu den Page Impressions bzw. Visits)

Die Aushändigung der Dokumentationsmappe ist ein wichtiger Bestandteil der Sponsorenbetreuung und sollte niemals versäumt werden.

Die Dokumentationsunterlagen versetzen den Sponsor in die Lage, die vertragsgemäße Umsetzung der mit dem Sportverein vereinbarten Leistungen sowie die Effizienz seines gesamten Sponsoringengagements zu überprüfen.

Auch der Sportverein kann durch die Erstellung einer Dokumentation sein eigenes Sponsoringhandeln auf seine Effizienz hin überprüfen.

 

Kontakt

Ansprechpartner zum jeweiligen Themengebiet unter:
BSB Nord Geschäftsstelle

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