Marketing bei Veranstaltungen

Logistik für Ihre Veranstaltung

Die Logistik einer Veranstaltung umfasst alle notwendigen Aktivitäten, um jegliche Art von Material, Informationen und Personen zur benötigten Zeit am Ort des Bedarfs zur Verfügung zu stellen. Soll die Logistik funktionieren, soll die Veranstaltung wirtschaftlich, gesellschaftlich und werblich ein voller Erfolg werden, ist im Vorfeld eine differenzierte Planung Voraussetzung, bei der jeder Handgriff sitzt.

  • zum richtigen Zeitpunkt
  • am richtigen Ort
  • in der richtigen Menge
  • in der richtigen Qualität
  • zu den richtigen Kosten

...vorhanden sein.
Folgende Aspekte müssen sorgfältig geplant werden:

  • Raumplanung, Ausstattung, Infrastruktur  
  • Verpflegung/Catering/Material
  • Personal, Personentransport, An- und Abreise, Übernachtung, sanitäre Anlagen

Anforderungen im Bereich Catering

"Für Speis und Trank ist bestens gesorgt" - Diese öffentliche Ankündigung weckt eine Erwartungshaltung bei den Gästen. Ein mangelhaft organisierter Getränke- und Speisenverkauf bleibt beim Besucher nachhaltig negativ in Erinnerung! Je nach Art der Veranstaltung, ob Hochzeit oder Sportfest, variieren die Ansprüche der Gäste hinsichtlich der Verpflegung und des Services. Fragen Sie sich daher zudem auch:

  • Soll das Catering eher Neben- oder Hauptcharakter genießen?
  • Sollen nur kleine Snacks und belegte Brötchen sowie Getränke aus der Flasche angeboten werden oder soll das Verpflegungsangebot breit/international/kulinarisch anspruchsvoll  sein?

Beide Optionen sorgen für das Wohlbefinden der Gäste und wirken nachhaltig auf das Image des Veranstalters. Ob das Catering eigenständig oder durch vertraglich fixierte Fremdvergabe an einen Caterer durchgeführt wird, hängt von folgenden Kriterien ab:

  • Anzahl der Besucher und Gäste
  • Art und Umfang der Speisen und Getränke
  • vorhandene Ausstattung, Räume, Know-how, Personal etc. des Veranstalters
  • Selbstbedienung der Besucher oder Service durch Kellner

Was die benötigten Mengen an Speisen und Getränken anbetrifft, können Informationen und Erfahrungswerte von vergleichbaren Veranstaltungen hilfreich sein. Beziehen Sie bei der Mengenplanung entsprechende Wetterprognosen, Konkurrenzveranstaltungen, Zielgruppe, erwartete Besucherzahl und Verweildauer mit ein. Es ist ratsam, im Zuge der Bestellung mit dem Getränkelieferanten oder der Fleischerei direkt über die Möglichkeiten einer Nachbestellung (auch am Wochenende) oder Kommissionsware  zu sprechen. Ist die Verpflegung geordert, sind eine logistische Infrastruktur sowie das nötige Material extrem wichtig:

  • Lieferkette vom Händler zum Lagerort
  • Kühlkette bei verderblichen Waren
  • Kühlwagen/-schrank, Tresen, Ausschankwagen, Durchlaufkühler, Grill, Pfannen   
  • Personal und Geräte zur Zubereitung und Herstellung der Speisen und Getränke
  • Verzehr-Utensilien (Gläser, Servietten, Besteck) ggf. beim Lieferanten bestellen

Für die vielen verschiedenen Aufgaben, die es bei einer Veranstaltung zu bewältigen gilt, wird eine große Anzahl an Personal benötigt. Abhängig vom Aufgabengebiet werden entweder Fachpersonal oder Hilfspersonal gesucht.
Wird ein externer Caterer eingesetzt, bestehen für den Veranstalter lediglich Controlling-Aufgaben (Zielplanung, Kontrolle, Steuerung, Dokumentation). Wird die Verpflegung mit eigenem Personal durchgeführt, sollten viele Mitarbeiter     bereits Erfahrung in diesem Bereich vorweisen, z.B. ordnungsgemäßer Umgang und Zubereitung von Speisen. Routine erfordert zudem der Stress durch den     Andrang in Stoßzeiten. Von Vorteil sind eingespielte Teams hinter den     Verkaufsständen.  

Anforderungen an das Personal für Management, Technik, Programm

Management: Klar definierte Rollen und Zuteilungen sowie eine klar strukturierte Verteilung der Aufgaben auf mehrere Personen sind für eine erfolgreiche Veranstaltung notwendig. Jeder Veranstaltungsmitarbeiter sollte durch Namensschilder, Shirts etc. eindeutig als Mitglied im Veranstaltungsteam (mit seiner Funktion) zu erkennen sein.
Technik: Handwerker, die bspw. einen Grill, eine Zapfanlage oder eine Verstopfung reparieren können, Computerspezialisten, die einen PC oder einen Beamer bedienen können, sowie Elektrik-Kenner, die sich mit Stromversorgung auskennen...  
Programm: Zur Betreuung der Akteure, Gruppen, Künstler oder auch der eingeladenen Sport-Teams (bspw. bei einer Sportwoche) wird Personal benötigt. Damit sich die Gäste zurechtfinden, einen festen Ansprechpartner für Probleme haben und auch pünktlich zu ihrem Auftritt erscheinen.
Für den Besucher beginnt die Veranstaltung bereits mit der Anreise und endet mit der Abreise. Auch der organisierte Personentransport kann ein wichtiger Bestandteil sein. Dieser Teil der Veranstaltung bleibt dem Besucher in positiver/negativer Erinnerung.

Anforderungen im Bereich: Transport/An- und Abreise:

  • Anfahrtsskizze, die der Einladung beigefügt ist, hilft insbesondere den Anreisenden, die mit PKW aus weiter Entfernung die Veranstaltung besuchen.
  • weitreichende Ausschilderungen, z.B. Parkleitsystem, erleichtern die Suche des Veranstaltungsortes sowie des Parkplatzes.
  • Zudem ist für ausreichende Parkmöglichkeiten zu sorgen.
  • Einweiser auf den Parkplätzen sind von Nutzen, um effizientes Parken zu gewährleisten und auch vor Diebstahl zu schützen.
  • Parkverbote, um den Regelverkehr nicht zu stören sowie das Freihalten von Zufahrten für Rettungsfahrzeuge, sind unerlässlich.
  • Park-and-ride-Parkplätze/Shuttle-Service
  • Durchfahrtausweise für Lieferanten/Teilnehmer und VIPs
  • Hotelnachweis für unterschiedliche Kategorien (bei mehrtägigen Veranstaltungen)

Anforderungen im Bereich Sanitäranlagen:

  • Ausreichende Anzahl und Qualität (ggf. mit externen Anbietern)
  • Ausschilderung
  • Reinigungsplan/Kontrolle
  • Die Teilung nach Damen/Herren
  • Einrichtungen für Menschen mit Behinderung
  • Wickelräume
 

Kontakt

Ansprechpartner zum jeweiligen Themengebiet unter:
BSB Nord Geschäftsstelle

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Führung & Management