Marketing bei Veranstaltungen

Rechtliche Aspekte des Veranstaltungsmarketings

Haftungsfragen, rechtliche Rahmenbedingungen (auch Presse- und Wettbewerbsrecht, das Recht am eigenen Bild, Urheberrechte, Markenrechte, etc.), Jugendschutz, Nichtraucherschutz, Versicherungsfragen... wo vielen Menschen zusammen kommen, wo es um Geld und Verantwortlichkeiten geht, sollte sorgfältig geplant werden. Folgende Rechtsbereiche gilt es zu berücksichtigen:

Privatrecht:

  • Verträge (Kaufverträge über Waren, Werkverträge mit einem Caterer oder einer Druckerei, Dienstverträge mit Sicherheitskräften oder Servicepersonal etc.),
  • Mietverträge über die Veranstaltungsräumlichkeiten
  • Sponsoring
  • Versicherungsverträge
  • Es gilt Vertragsfreiheit.

Öffentliches Recht:

  • Jugendschutzgesetz, Nichtraucherschutzgesetz, Gaststättengesetz, VersammlungsstättenVO BaWü, Landes-ImmissionsschutzG BaWü, Feiertagsgesetz BaWü etc.
  • Straßenfeste und Vereinsfeiern ohne gewerblichen Charakter bedürfen keiner gewerberechtlichen Genehmigung. Sie können unter Beachtung der allgemein gültigen Regeln des Miteinanderlebens aller Bürger stattfinden. Hierzu gehört auch die Achtung des Schutzes von Sonn- und Feiertagen.
    Sofern für die Veranstaltung öffentliche Fläche in Anspruch genommen wird, muss rechtzeitig eine Sondernutzungserlaubnis des zuständigen Amtes  eingeholt werden. Hinsichtlich der Hygienebestimmungen sind Infos erhältlich bei der Lebensmittelüberwachung des Umweltamtes.
    Eine Veranstaltung mit mehr als 200 Besuchern unterliegt insbesondere auch innerhalb von Gebäuden den Bestimmungen der Versammlungsstättenverordnung. Informationen hierzu sind erhältlich beim dem zuständigen Amt oder der zuständigen Polizeibehörde. Bei einer Beteiligung von Gewerbetreibenden sind von diesen die erforderlichen Erlaubnisse und Genehmigungen einzuholen.
    Der Betrieb von Vereinsheimen und Vereinsgaststätten ist fast immer erlaubnispflichtig.

Wichtig: Wer eine Veranstaltung organisiert, initiiert verschiedene
Rechtsbeziehungen. Der Veranstalter muss diese kennen, Vorsorge treffen und sich und andere so absichern, dass auf etwaige Ansprüche korrekt reagiert werden kann.
Rechtsbeziehungen werden z.B. begründet/offenkundig durch:

  • Einladung, Verkauf von Eintrittskarten
  • Engagieren von Künstlern, Abschluss von Werk- oder Dienstverträgen
  • Vermittlung von Personal, Akteuren und Dienstleistungen durch Agenturen
  • Abschluss von Mietverträgen über Räumlichkeiten, Infrastruktur, Ton- und Beschallungsanlagen
  • Beauftragung von Cateringfirmen

Risiken

Finanzrisiko:Hier werden Risiken umfasst, bei denen es um eingehende und ausgehende Zahlungen bezüglich der Veranstaltung geht. Ist eine Veranstaltung ein Verlustgeschäft, kann das für einen Verein existenzbedrohend ausgehen. Defizite lassen sich durch eine realistische Vorkalkulation vermeiden. Das Durchspielen möglicher Entwicklungen in Form von Szenarien zeigt schon im Vorfeld eventuelle Risiken auf. Je höher das Risiko des Veranstalters, desto höher auch die Chance auf Gewinn...oder eben auf Verlust! Beispiele:

  • Geplante Umsätze oder vertragliche Leistungen werden verfehlt, weil aufgrund einer Parallelveranstaltung weniger Zuschauer kommen oder der Sponsor die zugesicherte Mittel nicht aufbringt
  • Preise von Waren im Einkauf ändern sich, weil keine Angebote eingeholt sowie Verträge abgeschlossen wurden
  • Energiekosten steigen
  • Eingekaufte Waren (Bsp. Essen) oder erstellte Dienstleistungen finden kaum Absatz

Betriebsrisiko:
Hier "passiert" irgendetwas im Prozess einer Veranstaltung, wodurch Personen oder Sachen geschädigt werden:
Verluste/Schäden aufgrund fehlender Kontrollen, menschlichen Versagens oder Managementfehlern. Diese Risiken sind nicht zu kalkulieren, lassen sich aber minimieren.
Beispiele:

  • Verdorbene Lebensmittel, weil eine schlechte Kühlung erfolgte.
  • Umweltschäden, Störfälle, Unfälle, Transportschäden, technische Störungen

Rechtliche Risiken:
Rechtliche Risiken entstehen aus Haftungsrisiken, strafrechtlicher Verantwortung, öffentlich-rechtlichen Genehmigungsverfahren und Vorgaben oder vertraglichen Ansprüchen von Lieferanten, Künstlern und Mitarbeitern.
Risiken lassen sich frühzeitig erkennen und durch Risikomanagement minimieren:

  • Identifikation des Risikos
  • Analyse und Bewertung des Risikos
  • Risikovermeidungsstrategie entwickeln

Aus den verschiedenen Rechtsbeziehungen einer Veranstaltung kann bspw. ein Anspruch der Kommune an den Veranstalter, eine Zahlungsanspruch des Caterers gegen den Veranstalter oder auch ein Anspruch der Agenturen für die Künstler resultieren.
Klären Sie, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht. Je nach Veranstaltungsart- und größe sollte der sich der Veranstalter gegen eventuelle Risiken und Gefahren (temporär) versichern.
Eine Risikoanalyse führt zur Aufdeckung möglicher Gefahrenquellen mit risikosteigerndem Faktor.  
Beispiele:

  • Veranstaltung in fremden Locations
  • Veranstaltungen auf öffentlichen Straßen und Plätzen
  • Konzertveranstaltungen mit hoher Lautstärke
  • Besonders hohe Anzahl von Zuschauern
  • Reisen, bei denen der Veranstalter als Reiseveranstalter auftritt  

Oftmals decken Haftpflichtversicherungen Musik- oder Tanzveranstaltungen ab, für Rock-Konzerte, Open-Air-Festivals oder Freiluft-Aufführungen sind Zusatzabschlüsse notwendig. Sinnvoll ist allemal eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung, die den gesamten Bereich der Planung, Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung gegen Sach- und Personenschäden absichert. Die zu zahlende Prämie richtet sich nach der erwarteten Zuschauer oder Teilnehmerzahl.
Diese Versicherungen enthalten eine Grunddeckung. Für spezielle, bedarfsorientierte Punkte wie z.B. für Auf- und Abbau von Bühnen, Zelten oder Ständen wird optional eine Zusatzdeckung benötigt. Achten Sie darauf, ob die Versicherung auch Vandalismus von Zuschauern gegenüber geliehenen oder gemieteten Mobilien absichert. Sonst ist eine weitere Versicherung notwendig, die bspw. Technik-, Beschallungs- oder Lichtanlagen integriert.
Des Weiteren ist eine Veranstaltungs-Unfallversicherung, sowohl für Mitarbeiter als auch Teilnehmer und Besucher sinnvoll, deren Prämie von Personenzahl und Deckung abhängt. Aber auch eine Ausfallversicherung ist für den Fall gut, dass die Veranstaltung ausfallen muss, aus einem Grund, den der Veranstalter nicht zu verantworten hat (Bsp. Naturkatastrophen, Krankheit des Künstlers).
Im Vorfeld einer Veranstaltung werden die unterschiedlichsten Verträge abgeschlossen:

  • Mietvereinbarungen für den Veranstaltungsort (Halle, Zelt, Location)
  • Lieferverträge für Getränke, Nahrungsmittel
  • Honorarvereinbarungen mit Akteuren, Künstlern, Personal
  • Sponsoringverträge

Lieferverträge sowie Mietvereinbarungen sind häufig standardisierte Vertragsformen, dagegen gestalten sich die Honorarvereinbarungen mit Musikgruppen etc. individuell. Bei Großveranstaltungen ist es ratsam Verträge anwaltliche prüfen zu lassen:

  • Welche Kosten und Konsequenzen entstehen bei einem Veranstaltungsausfall?
  • Wer nimmt unter welchen Voraussetzungen Waren zurück?
  • Ist der Vertrag an die Zuschauerzahl geknüpft?
  • Welche Gewährleistungsansprüche enthält ein Vertrag bzw. welche gesetzlichen Gewährleistungsansprüche können sich realisieren?
  • Müssen Leistungen im Voraus bezahlt werden?
  • Wer haftet laut Vertrag für welche Eventualitäten?
  • Entstehen gemäß Vertrag weitere finanzielle Verpflichtungen?
  • Welche Vereinbarung besteht, wenn ein Referent oder bestelltes Personal ausfällt?
  • Wer haftet laut Vertrag für eventuelle Schäden des geliehenen Materials?
  • Ist der Vertragspartner solvent und versichert?

Eine weitere vom Veranstalter genau zu beachtende Randbedingung ist der Jugendschutz. Rechtsgrundlage ist das Jugendschutzgesetz, welches u.a. den Aufenthalt von Kindern und Jugendlichen an jugendgefährdenden Orten, die Anwesenheit bei öffentlichen Tanzveranstaltungen, den Verzehr und die Abgabe alkoholischer Getränke, etc. bei Modedrinks, hierzu zählen branntweinhaltige Limonaden (z.B. Rigo), muss der Veranstalter besonders wachsam sein, an wen der Ausschank dieser Getränke erfolgt (Ausgabe an Personen ab 18 Jahren) Diese Tipps helfen bei der Durchführung:

  • Im Eingangsbereich Alter kontrollieren (Nachweis fordern) sowie mitgebrachte alkoholische Getränke und diverse Gegenstände (Messer, Flaschen) abnehmen.
  • Bekanntgabe der Altersbeschränkung auf einem Schild im Eingangsbereich sowie Anbringen des Jugendschutzgesetztes sind Pflicht.
  • Als Kontrollinstanz Sicherheitsfirma beauftragen bzw. Autoritätspersonen.
  • Alterskennzeichnung der Personen anhand andersfarbiger Stempel oder Bänder.
  • Erziehungsberechtigte müssen die Berechtigung nachweisen.
  • Aufforderung (Ansage 24 Uhr) an die Altersgruppe die Veranstaltung zu verlassen.
  • Wahrnehmung des Hausrechtes (Hausverbot) bei Verstößen gegen das JSchG. Klärung wer das Hausrecht bei der Veranstaltung wahrnimmt.

Für den Betrieb einer Schankwirtschaft oder bei einer Veranstaltung ist laut Gaststättengesetz eine Schankerlaubnis erforderlich. Diese wird beim Ordnungsamt ausgestellt und kann auch versagt werden, z.B. wenn Antragsteller nicht zuverlässig erscheint. Auch die Sperrzeit ist in diesem Gesetz verankert, nach Eintreten dieser der Veranstalter die Veranstaltung beenden muss und Sorge für das Verlassen der Gäste tragen muss. Je nach Bundesland können eigene Sperrzeiten festgelegt werden.
Bei Veranstaltungen fallen Steuern, Gebühren und Abgaben an, die der Veranstalter zu entrichten hat. Typisch bei Veranstaltungen mit Unterhaltungsmusik ist die GEMA. Die GEMA nimmt die Urheberrechte wahr, die ihr die Mitglieder (Musiker, Künstler, Bands) übertragen. Stellvertretend stellt die GEMA die musikalischen Werte gegen eine Gebühr zur Verfügung. Der Veranstalter muss bei der GEMA diese Punkte anmelden:

  • Raumgröße und Personenzahl
  • Eintrittsgeld und Zeitdauer
  • Anzahl der Musiker und der geschützten Werke

Bei Zuwiderhandlung drohen Strafen der doppelten GEMA-Gebühr.  

 

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