Wirksamkeit von Beschlüssen

Protokollierung von Beschlüssen

Passieren bei der Einladung zur Vorstandssitzung Formfehler, wenn zum Beispiel ein Mitglied des Vorstands nicht zur Sitzung geladen wird, sind die dann in der Sitzung des Vorstands gefassten Beschlüsse nichtig; es sei denn das nicht eingeladene Vorstandsmitglied nimmt von sich aus an der Sitzung des Vorstands teil. Es kommt jedoch in Betracht im Falle der Nicht-Einladung eines Vorstandsmitglieds die Rechtsprechung des BGH entsprechend anzuwenden, die zur Nicht-Ladung von Vereinsmitgliedern zur Mitgliederversammlung existiert [BGH, 09.11.1972 - II ZR 63/71]. Danach wäre der Beschluss des Vorstands auch dann gültig, wenn festgestellt werden kann, dass der Vorstandsbeschluss auch dann gefasst worden wäre, wenn sich das nicht eingeladene Mitglied beteiligt hätte. Die Beweislast trägt in diesem Fall der Verein [Burhoff, Vereinsrecht, Rn. 302].

Grundsätzlich gilt, dass der Vorstand Beschlüsse nur in einer Sitzung des Vorstands fassen kann. Es bestehen daneben aber noch andere Möglichkeiten, um Beschlüsse zu fassen: Gemäß § 28 BGB in Verbindung mit § 32 Abs. 2 BGB ist auch ohne Versammlung der Mitglieder ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären. Des Weiteren kann gemäß des § 126 Abs. 3 BGB die schriftliche Form eines Beschlusses durch die elektronische Form ersetzt werden. Ist das der Fall muss das elektronische Dokument allerdings mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen werden (§ 126a BGB). Auch in der Satzung kann eine andere Form der Beschlussfassung geregelt sein, z.B. per Telefon. Die Vorstandsmitglieder können außerdem auch spontan ohne Rücksicht auf Vorschriften zu einer Sitzung zusammenkommen und wirksame Beschlüsse fassen, wenn kein Mitglied des Vorstandes Widerspruch einlegt. Hier ist anzuraten in einem Sitzungsprotokoll zu dokumentieren, dass kein Widerspruch eingelegt wurde [Burhoff, Vereinsrecht, Rn. 303].

Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, dass der Vorstand die gefassten Beschlüsse zu protokollieren hat. Gleichwohl kann die Satzung bestimmen, dass ein Protokoll über die Vorstandssitzung / die gefassten Beschlüsse zu fertigen ist. Wenn die Satzung die Protokollierung festlegt, stellt dies allerdings nur eine Ordnungsvorschrift dar und nicht eine Voraussetzung für die Wirksamkeit eines Beschlusses des Vorstands [Burhoff, Vereinsrecht, Rn. 300]. Es ist aber sinnvoll und zu empfehlen, wenn die Satzung nichts vorschreibt, über die Sitzungen des Vorstands Protokoll zu führen, um spätere Diskussionen hinsichtlich der Führung der Vereinsgeschäfte durch den Vorstand zu vermeiden  [Sauter/Schweyer/Waldner, Der eingetragene Verein, Rn. 248]. 

 

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