Buchführung

Buchen mit EDV

Vereine nutzen nicht nur für die Verwaltung ihrer Mitglieder vermehrt EDV-Programme, sondern zunehmend auch Buchführungsprogramme.

Verschieden Softwareentwickler, auch Verbände, haben zur Bewältigung der Buchhaltung in Vereinen spezielle Programme von Ein-Platz-Systemen bis hin zur Online-Lösung entwickelt. Meist steht in diesen Programmen ein  von der DATEV entwickelter und speziell für die Bedürfnisse von Vereinen, Stiftungen und gemeinnützigen GmbH´s zugeschnittener Kontenrahmen (SKR 49) zur Verfügung, aus dem der Vereinsmitarbeiter schnell seinen eigenen Kontenrahmen zusammenstellen kann.

Der SKR49 sorgt im Übrigen dafür, dass einer Buchung der korrekte steuerliche Bereich zugeordnet wird. Eine Hilfe, die nicht zu unterschätzen ist.

Je nach Größe und Struktur des Vereines macht es Sinn, sich nach einer geeigneten  Software für die Unterstützung der Buchführungsarbeit umzusehen. Oft geben Optik, Bedienung, Kosten und der Standort der Buchführungstätigkeiten den Ausschlag für eine Anschaffung. Nicht zu vergessen sind Schulungsmaßnahmen und ein kostengünstiger Support.

Bei der Auswahl der Software sollte man sich daher Zeit lassen und genau prüfen, was der Verein mit dem Einsatz einer Software erreichen will.

Folgende Aspekte können hierbei hilfreich sein:

  • Die Bedienbarkeit soll auch für Nicht-Buchhaltungs-Profis weitgehend selbsterklärend sein
  • systematische Abbildung aller steuerlichen Tätigkeitsbereiche eines Vereins
  • alternative Eingabemasken für extraschnelles Buchen von Bank und Kasse
  • automatische Auswertungen zur steuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Tätigkeitsbereichen
  • automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung
  • umfangreiche Plausibilitäten zur sicheren Belegerfassung
  • Möglichkeiten für das Buchen nach Kostenstellen (Abteilung und/oder Veranstaltungen)

Vereine nutzen zum Teil noch traditionelle Buchhaltungsprogramme offline. Nicht schleichend, sondern immer stärker bekommt die Offline Buchhaltung starke Konkurrenz in Form von Online Buchhaltungsprogrammen. Dies stellt den Vereinsvertreter vor die Frage, welche Variante zu bevorzugen ist. Auch hier ist Ruhe angesagt, um das ideale Buchhaltungsprogramm auszuwählen, dass den Bedürfnissen des eigenen Vereins gerecht wird.

Einige Vor- und Nachteile der internetfähigen Buchführung

Vorteile:

  • Keine Installation erforderlich
  • Immer aktuelle Versionen
  • Beachtung der Rechtsvorschriften
  • Keine Datensicherung, automatische Backups
  • Unbegrenzte Mandantenmöglichkeit
  • Verteilung von Rechten an Entscheidungsträger im Verein (Lese, Buchung, Änderung)
  • Jederzeitige Verfügbarkeit der Daten von Orten, die über einen Internetanschluss verfügen durch Eingabe der Zugangsdaten
  • Gleichzeitiger Zugang von Berechtigten
  • Keine Neuinstallationen von Programmen bei Neuwahlen im Verein
  • Integriertes SEPA-Lastschriftverfahren
  • Exportieren/Importieren von Daten
  • Reduzierung von Raum-, Personal- und Lagerkosten
  • Externe Problemlösungen
  • Kostenloser Support (DFBnetFinanz) mit Einsichtnahme in das Programm auf Wunsch des Anwenders
  • Zugangsmöglichkeit für Steuerberater können geregelt werden

 

Nachteile:

  • Installation
  • Browserabhängige begrenzte Seiteneinstellungen
  • Langsame Datenleitung
  • Zusätzliche Maßnahmen der Datensicherung
  • Internetanbindung für das Buchen erforderlich
  • Support umständlich
  • Daten zum Steuerberater oft nur mit Datenträger möglich
  • Keine gemeinsame Programmnutzung
  • Kostenintensive Updates

Hinweis:

Vereine, die möglicherweise über ein umfangreiches Anlagevermögen verfügen, sollten daran denken, dass die Software auch über eine Anlagenverwaltung verfügt. Immer mehr fordern die Finanzbehörden Anlagenverzeichnisse und das Abschreiben von angeschafften Anlagevermögen (Vereinsheim, Sporthallen, Pflegemaschinen, Sportgeräte etc.).

 

Kontakt

Ansprechpartner zum jeweiligen Themengebiet unter:
BSB Nord Geschäftsstelle

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