Buchführung - Grundlagen

Grundsatz der Buchführung: "Keine Buchung ohne Beleg". Was ist aber, wenn der Beleg fehlt? Jetzt hilft der Eigenbeleg!

Von dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ können Sie in Ausnahmefällen abweichen, da es des Öfteren vorkommt, dass für bestimmte Einnahmen/Ausgaben kein Beleg vorhanden oder ein Beleg verloren gegangen ist. Da im Steuerrecht für Aufwendungen immer ein Nachweis erforderlich ist, muss für diese Fälle ein Eigenbeleg erstellt werden.

„Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Zweck der Belege ist es, den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen (Belegfunktion). Auf die Bezeichnung als „Beleg“ kommt es nicht an.

Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Sie gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems.“

(GoBD IV A 4 S 0316/13/10003 vom 14.11.2014)

Der Eigenbeleg sollte vom Kassierer angefertigt und vom Vorsitzenden abgezeichnet werden. Möglich wäre es auch, dass diese Tätigkeit der/die Mitarbeiter/in übernimmt, die für eine verlorene oder nicht vorhandene Rechnung/Quittung verantwortlich ist (Vollmacht). Dies gilt auch für Geschäftsvorfälle, bei denen keine Belege ausgestellt werden (zum Beispiel beim Verkauf von Speisen und Getränken während einer Sportveranstaltung).

Eigenbelege dokumentieren einen tatsächlich stattgefundenen Geschäftsvorgang, so dass bei einer Prüfung vom Finanzamt eine Einnahme oder Ausgabe belegbar ist. Sie dürfen allerdings nicht zur Regel werden und sollten nur als Notlösung betrachtet werden.

Bei kleinen Ausgaben des täglichen Lebens und der Nutzung von (Münz-) Automaten (Telefon, Kopierer, Parkuhr, Porto) oder bei Trinkgeldern stellt sich der Eigenbeleg als eine durchaus übliche und erlaubte Geschäftspraxis dar.

Die Form des Eigenbelegs ist nicht ausschlaggebend - er kann durchaus handschriftlich erstellt sein. Es müssen ihm aber die gleichen Angaben zu entnehmen sein wie bei einem Fremdbeleg:

Er kann auch handschriftlich erstellt werden, wegen der Einheitlichkeit und Nutzung im Verein sollte er aber besser mit EDV und als Muster zur Verfügung gestellt werden.

Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift (bei Ausgaben).
  • Höhe der Einnahme bzw. Ausgabe (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück).
  • Art der Einnahme bzw. Aufwendung.
  • Datum der Einnahme bzw. Aufwendung/des Kaufs.
  • Beleg für die Höhe des Preises (soweit möglich, zum Beispiel durch Preisliste).
  • Grund für den Eigenbeleg
  • Datum und eigene Unterschrift

Durch Unterschrift versichert der Aussteller die sachliche Richtigkeit der Angaben. Obwohl ein solcher Eigenbeleg eine geringere Beweiskraft hat als der ordentliche Beleg eines Geschäftspartners, wird er normalerweise anstandslos vom Fiskus akzeptiert. Bitte dieses Verfahren allerdings tatsächlich nur in Ausnahmefällen anwenden. Anderenfalls gefährden wir die Glaubwürdigkeit der gesamten Buchführung und haben bei späteren Betriebsprüfungen unter Umständen schlechte Karten.

Eigenbelege sind für die Buchhaltung auch ein Hinweis auf durchgeführte Überweisungen von Konto in die Hauptkasse und umgekehrt.

Umsatzsteuerpflichtige Vereine

Das Umsatzsteuergesetz verlangt für den Abzug von Vorsteuerbeträgen eine ordentliche Rechnung. Dies ist bei einem Eigenbeleg nicht der Fall, deshalb ist ein Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht möglich (§14 i.V.m. §15 UStG). Der Beleg kann aber in voller Höhe als Bruttobetrag verbucht werden. Da auch Eigenbelege zu den Buchungsunterlagen gehören, unterliegen sie auch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre).

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