Gemeinnützigkeit

Nachweis- und Aufzeichnungspflichten

Der Vereinsvorstand muss jährlich Rechenschaft gegenüber der Mitgliederversammlung ablegen. Soweit dazu in der Vereinssatzung keine Sonderregelungen getroffen sind, finden die allgemeinen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches Anwendung. Danach besteht die Verpflichtung zur Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben sowie zur Anfertigung eines Bestandsverzeichnisses und zur Aufbewahrung der dazu gehörenden Belege.

Die Abgabenordnung schreibt vor, dass ordnungsgemäße Aufzeichnungen richtig, vollständig und zeitnah zu erfolgen haben. Die Gliederung hat nach der sachlichen Zugehörigkeit zu erfolgen, das bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben den einzelnen Tätigkeitsbereichen zugeordnet werden müssen.

Aus den Aufzeichnungen müssen die Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit nachvollziehbar sein und es muss ein Überblick über die wirtschaftliche Situation des Vereins möglich sein. Zu beachten ist, dass Einnahmen und Ausgaben einschließlich Umsatzsteuer, also Brutto gegenüber zu stellen sind.

Vereine müssen insbesondere folgende Aufzeichnungspflichten beachten:

Gemeinnützigkeit
Aufzeichnung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben zum Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Steuerbegünstigung entspricht (§ 63 (3) AO).

Spendenrecht
Nachweis, dass die Spenden für den steuerbegünstigten Zweck verwendet wurden (§ 50 (4) EStDV). Eine Aufzeichnung im Sinne dieser Vorschrift liegt nur vor, wenn jede Einzelspende unter Beachtung des Saldierungsverbotes nachweislich aufgezeichnet wurde.

Die Vereinnahmung der Zuwendung und ihre zweckentsprechende Verwendung sind ordnungsgemäß aufzuzeichnen.

Ein Doppel der nummerierten Zuwendungsbestätigung ist aufzubewahren.

Bei Sachzuwendungen und beim Verzicht auf die Erstattung von Aufwand oder Vergütung müssen sich aus den Aufzeichnungen auch die Grundlagen für den vom Verein bestätigten Wert der Zuwendung ergeben.

Die Aufzeichnungen der Körperschaften müssen Folgendes enthalten:

  • Zeitpunkt der Vereinnahmung der Zuwendung
  • Nachweis über die zweckentsprechende Verwendung
  • Doppel der Zuwendungs-(Spenden) bestätigung

Auch wenn keine Zuwendungs-(Spenden) bestätigung ausgestellt wird, sind

  • Name und Anschrift des Spenders
  • der gespendete Betrag
  • das Datum der Zahlun
  • die Kennzeichnung als Spende

 

festzuhalten.

Lohnsteuer
Führung von Lohnkonten, sobald der Verein Arbeitnehmer beschäftigt (§ 41 EStG)

Umsatzsteuer
Aufzeichnung der Entgelte bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen (§ 22 UStG) und Beachtung der Rechnungslegungsvorschriften (§ 14 (4) UStG) als Aussteller und Empfänger von Rechnungen

Die Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten und ihre korrespondierenden Aufbewahrungsfristen regeln unterschiedliche Gesetze.

Am weitesten verbreitet und bekannt sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten nach Handels- und Steuerrecht.

Das Handelsrecht (HGB) regelt in § 257 HGB die Aufbewahrung von Unterlagen und die Aufbewahrungsfristen und in § 238 HGB die Buchführungspflicht.

§ 147 AO enthält die steuerlichen Fristen für die Aufbewahrung von Unterlagen.

Ordnungsgemäße Aufbewahrung

  • 6 Jahre lang Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen (zum Beispiel Kündigungsschreiben von Vereinsmitgliedern)
  • 10 Jahre lang Buchführungsunterlagen, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege

Vernichten der Unterlagen
Die Aufbewahrungsfristenfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres /abweichenden Wirtschaftsjahres.

Werden Aufbewahrungsfristen nicht beachtet und Unterlagen wahllos vernichtet, riskiert der Verein Ordnungsgelder, Schätzungen und den Verlust von Steuervergünstigungen.

Hinweis
Stellt das Finanzamt Mängel hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit fest, kann für diesen Zeitraum die Steuerbegünstigung versagt werden.   

 

Kontakt

Ansprechpartner zum jeweiligen Themengebiet unter:
BSB Nord Geschäftsstelle

Qualifizierung

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Führung & Management