Checklisten

Tagesplanung - Postbearbeitung - Telefonieren - Sitzungen und Besprechungen

Persönliche Tagesplanung

  • Tagesziele SMART formulieren und notieren
  • Welche Aufgabe ist am wichtigsten?
  • Aufgaben als Ziele formulieren; die Voraussetzungen mitbedenken
  • Welche Aufgaben können gestrichen werden?
  • Mit der wichtigsten Aufgabe morgens beginnen
  • Ist der Zeitbedarf für jede Aufgabe richtig geschätzt?
  • Sind Pufferzeiten und Pausen eingeplant?
  • Ist der persönliche Leistungsrhytmus berücksichtigt?
  • Tagesplanung für den nächsten Tag aufstellen?
  • Persönlicher Tagesrückblick. Wie war der Tag? Welche Ziele habe ich erreicht? Was will ich morgen tun? Was kann ich aus dem heutigen Tag lernen?


Postbearbeitung

  • jedes Blatt nur einmal anfassen und dann entscheiden
  • Eingangspost zu festen Zeiten erledigen
  • Markierstift benutzen, Randnotizen machen
  • delegieren
  • genügt ein Vermerk auf dem Originalbrief? eine handschrifltiche Notiz? ein Korrespondenz - Vordruck? ein Telefax? ein Anruf? eine eMail?

Telefonieren

  • niemals ungeplant telefonieren
  • Ziel bewußt machen
  • Telefonblockzeiten festlegen
  • Partner fragen, ob er Zeit hat
  • sofort zur Sache kommen
  • Kosten vergegenwärtigen
  • günstige Anrufzeiten vermerken
  • Durchwahlnummern nutzen
  • wichtige Dinge mit eigenen Worten wiederholen
  • wichtige Informationen sofort notieren
  • während des Telefonats nicht ablenken lassen


Sitzungen und Besprechungen

  • für angenehme Raumatmosphäre sorgen
  • Tagesordnung groß im Raum visualisieren
  • alle Punkte zeitlich limitieren
  • für jeden Punkt das Ziel klären (Soll z.B. eine Entscheidung getroffen oder informiert werden?)
  • Punkt "Verschiedenes" thematisch detaillieren
  • (Teil)Ergebnisse zusammenfassen und visualisieren
  • Maßnahmeplan erstellen (Wer macht was mit wem bis wann?)
 

Kontakt

Ansprechpartner zum jeweiligen Themengebiet unter:
BSB Nord Geschäftsstelle

Qualifizierung

Passende Seminare unter:
Führung & Management