Zur professionellen Betreuung von Sponsoren gehört es, dass der gesponserte Sportverein mit seinen wichtigsten Wirtschaftspartnern regelmäßig Sponsorenbesprechungen durchführt.

Bei Sponsorenbesprechungen informiert der Sportverein seine Sponsoren über den aktuellen Stand der Sponsoringkooperation. Der gesponserte Verein kann eine Dokumentation umgesetzter Maßnahmen präsentieren bzw. dem Sponsor aushändigen. Außerdem können Verbesserungen/Weiterentwicklungen der Zusammenarbeit bzw. konkrete Maßnahmen abgestimmt werden.

Die wichtigsten Inhalte des Sponsorentreffens sollten in einem Protokoll schriftlich festgehalten werden.