Bei einer ehrenamtlichen Mitarbeit ist die Erstattung von Aufwendungen grundsätzlich nicht als Entgelt anzusehen. Deshalb fallen hierfür auch keine Steuern und Sozialversicherungs an. Auf den Aufwendungsersatz haben die ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen i. d. R. einen Rechtsanspruch. Der Aufwendungsersatz kann auf unterschiedliche Weise berechnet werden.

Das ehrenamtliche/freiwillige Engagement verursacht neben dem Zeitaufwand häufig auch erhebliche Kosten (z. B. Porto, Telefongebühren, Fahrtkosten, Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen). Um die Motivation der ehrenamtlichen/freiwilligen Mitarbeiter*innen zu erhalten und zu stärken, sollte der Verein ihnen diese Kosten erstatten.

Zivilrechtlich haben ehrenamtliche Mitarbeiter*innen sogar einen Anspruch auf Aufwendungsersatz, wenn in der Vereinssatzung nicht ausdrücklich eine andere Regelung getroffen wurde. Die Rechtsgrundlage für diesen Aufwendungsersatzanspruch ist § 670 BGB:

„Macht der Beauftragte (= ehrenamtliche*r Mitarbeiter*in) zum Zwecke der Ausführung des Auftrages (= Ehrenamt) Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber (= Verein) zum Ersatz verpflichtet.“

Die Aufwendungen müssen jedoch

• tatsächlich angefallen und nachgewiesen
• zur Ausführung des Ehrenamtes erforderlich und
• angemessen (auch wegen der Gemeinnützigkeit!) sein.

Eine ehrenamtliche/freiwillige Mitarbeit begründet kein Arbeitsverhältnis; Aufwendungsersatz ist steuer- und sozialversicherungsfrei.

Die Erstattung der Aufwendungen kann folgendermaßen erfolgen:

• konkret nach den tatsächlich entstandenen und durch Belege einzeln nachgewiesenen Kosten (z. B. durch Vorlage von Quittungen) oder
• nach den steuerrechtlich anerkannten Spesensätzen

Beispiel: Reisekosten bei Dienstreisen (d. h. außerhalb der regelmäßigen „Arbeitsstätte“):

(Quellen: § 670 BGB, § 9 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 4a EStG)