Persönliche Tagesplanung

• Tagesziele SMART formulieren und notieren
• Welche Aufgabe ist am wichtigsten?
• Aufgaben als Ziele formulieren; die Voraussetzungen mitbedenken
• Welche Aufgaben können gestrichen werden?
• Mit der wichtigsten Aufgabe morgens beginnen
• Ist der Zeitbedarf für jede Aufgabe richtig geschätzt?
• Sind Pufferzeiten und Pausen eingeplant?
• Ist der persönliche Leistungsrhytmus berücksichtigt?
• Tagesplanung für den nächsten Tag aufstellen?
• Persönlicher Tagesrückblick. Wie war der Tag? Welche Ziele habe ich erreicht? Was will ich morgen tun? Was kann ich aus dem heutigen Tag lernen?

Postbearbeitung

• jedes Blatt nur einmal anfassen und dann entscheiden
• Eingangspost zu festen Zeiten erledigen
• Markierstift benutzen, Randnotizen machen
• delegieren
• genügt ein Vermerk auf dem Originalbrief? eine handschrifltiche Notiz? ein Korrespondenz - Vordruck? ein Telefax? ein Anruf? eine eMail?

Telefonieren

• niemals ungeplant telefonieren
• Ziel bewußt machen
• Telefonblockzeiten festlegen
• Partner fragen, ob er Zeit hat
• sofort zur Sache kommen
• Kosten vergegenwärtigen
• günstige Anrufzeiten vermerken
• Durchwahlnummern nutzen
• wichtige Dinge mit eigenen Worten wiederholen
• wichtige Informationen sofort notieren
• während des Telefonats nicht ablenken lassen

Sitzungen und Besprechungen

• für angenehme Raumatmosphäre sorgen
• Tagesordnung groß im Raum visualisieren
• alle Punkte zeitlich limitieren
• für jeden Punkt das Ziel klären (Soll z.B. eine Entscheidung getroffen oder informiert werden?)
• Punkt "Verschiedenes" thematisch detaillieren
• (Teil)Ergebnisse zusammenfassen und visualisieren
• Maßnahmeplan erstellen (Wer macht was mit wem bis wann?)