Der formelle Weg zur Vereinnahmung von Beiträgen ist klar vorgegeben. Werden die Beiträge im Rahmen des normalen Verfahrens (Einzug, Dauerauftrag) nicht gezahlt, wird ein rechtlich vorgegebener Mechanismus in Gang gesetzt:

1. Mahnung
    
2. Mahnung
    
3. Mahnung
    
4. Erwirken eines vollstreckbaren Titels
    
5. Vollstreckung

Moderne Vereinsverwaltungsprogramme unterstützen diesen Arbeitsablauf durch eine Automatisierung des Mahnverfahrens. Die Beschaffung eines vollstreckbaren Titels verschafft einem Verein auf Jahre die Möglichkeit, diese Forderung einzutreiben. Einzelne Vereine geben entsprechende vollstreckbare Titel an Inkassobüros weiter, die sich dann um die weitere Bearbeitung kümmern.

Häufig wird von Vereinsvertretern zur Diskussion gestellt

• ob diese Vorgehensweise zum Charakter eines Vereins passt und
   
• ob diese Vorgehensweise nicht zu aufwändig ist.

Die Beitragszahlung ist die grundlegende Pflicht, der sich ein Mitglied mit dem Beitritt zu einem Verein unterwirft. Deshalb sollte die Beitragseinnahme auch entsprechend konsequent erfolgen. Insofern sind Argumente der Freundschaft und persönlichen Beziehung in einem Verein eher durch Abmilderungen dieses Verfahrens zu berücksichtigen.

So kann der ersten Mahnung ein Klärungsversuch vorgeschaltet werden, mit dem die Ursache der Nicht-Zahlung geklärt wird. Verbunden damit ein Gesprächsangebot mit dem Abteilungs- bzw. Spartenleiter oder einem Vorstandsmitglied. Dabei können ggf. aufgetretene Probleme des Mitglieds für die Zahlung des Beitrags (Arbeitslosigkeit, sonstige finanziellen Einschränkungen) erörtert werden. Damit kann die Routine des Mahnverfahrens an den Stellen durchbrochen werden, wo die soziale Verantwortung des Vereins begründet werden kann. Der Weg, ausbleibende Beiträge "als Schicksal" aufzufassen und zu ignorieren ist keine akzeptable Alternative.

Ein weiterer Schritt zur auch vorbeugenden Verbesserung der Zahlungsmoral ist z. B. die regelmäßige Veröffentlichung der Außenstände anlässlich der Mitgliederversammlung oder zu Beginn des neuen Jahres. Dies lässt sich durch Hinweise zur Veränderung im Vergleich zu den vorherigen Jahren ergänzen. Ebenso können Beispiele für damit nicht erfolgte Anschaffungen oder Verbesserungen im Verein aufgezeigt werden. Wurde ein Inkassoverfahren durchgeführt, so kann dies - natürlich anonymisiert - auch in einem Bericht aus dem Vereinsleben für die Mitglieder aufbereitet werden.