Die Organisation von Vereinsveranstaltungen ist oft mit großem Aufwand verbunden. Das gilt insbesondere für mittlere bis große Veranstaltungen.

Bei der Veranstaltungsorganisation warten eine Menge Stolperfallen. In diese sollte man nicht hineintappen, denn sonst ist der Erfolg Ihrer Veranstaltung gefährdet.

Was kann den Erfolg einer Veranstaltung gefährden?

• Veranstaltungsziele sind unrealistisch.
• Die Vorbereitungszeit ist zu kurz.
• Die Terminwahl ist unglücklich (der Veranstaltungstermin überschneidet sich mit anderen Ereignissen, z.B. parallel findet das Endspiel einer Fußball-WM statt).
• Die Bekanntgabe und Bewerbung der Veranstaltung erfolgt zu spät.
• Die Mitarbeit von ehrenamtlich engagierten Vereinsmitgliedern liegt deutlich unter den Erwartungen (dies führt zur Überlastung derer, die die Veranstaltung organisieren).  
• Beim Veranstaltungsbudget wurden unrealistische Zahlen zugrunde gelegt (Einnahmen zu hoch und Ausgaben zu niedrig kalkuliert, es wurde kein Reserve für unvorhergesehene Ausgaben eingeplant).
• Das vorgegebene Budget wird nicht eingehalten (z.B. weil ungeplante Kosten auftreten oder kein konsequentes Budgetcontrolling erfolgt).

Insbesondere bei größeren Veranstaltungen ist es hilfreich, wenn deren Organisation auf einem schlüssigen Konzept basiert. Nehmen Sie sich daher die Zeit und planen Ihr Event in Ruhe. Beschreiben Sie die Veranstaltungsziele und die Zielgruppen Ihrer Veranstaltung! Planen Sie das Veranstaltungsbudget sorgfältig! Nehmen Sie sich Zeit für die Personalplanung! Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort zu dem von Ihnen geplanten Termin zur Verfügung steht! Prüfen Sie, ob der Veranstaltungsort die technischen Voraussetzungen erfüllt und für die von Ihnen angestrebte Zuschauerzahl ausgelegt ist! Starten Sie rechtzeitig mit den Planungen und der Umsetzung des Events. So vermeiden Sie Stress! Außerdem erhöhen Sie damit die Erfolgschancen Ihrer Veranstaltung.