Finanzplanung
Ohne Moos nix los!
Bevor Sie mit der Vorbereitung einer Vereinsveranstaltung starten, sollten Sie sich Zeit für eine sorgfältige Finanzplanung nehmen.
Erstellen Sie bereits während der Konzeptionsphase für Ihre Veranstaltung einen Finanzplan. In diesem werden die zu erwartenden Ausgaben sowie die zu deren Deckung vorhandenen Eigenmittel und erwarteten Einnahmen möglichst genau kalkuliert gegenübergestellt.
Beachten Sie Folgendes bei der Finanzierung Ihrer Veranstaltung:
- Ihre zur Verfügung stehenden Mittel bestimmen Art und Umfang der Veranstaltung! „Leben“ Sie nicht über Ihre Verhältnisse!
- Die Finanzierung sollte gesichert sein bevor Sie mit der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Veranstaltung starten!
- Wenn sich eine von Ihnen geplante Veranstaltung nicht seriös finanzieren lässt, verzichten Sie auf diese!
- Bei den Ausgaben planen Sie mit einer Reserveposition für unvorhergesehene Ausgaben in Höhe von 15 % der sonstigen Ausgaben!
- Die Einnahmen lieber konservativ und jede einzelne Ausgabenposition etwas großzügiger kalkulieren!
| Einnahmen (mögliche) | Ausgaben (mögliche) |
| Eigenmittel | Mietkosten (Räume, Geräte, Technik) |
| Eintrittskartenverkauf/Ticketing | Energiekosten (Strom, Wasser, Heizung) |
| Teilnehmer*innen-/Startgebühren | Personalkosten (Mitarbeiter*innen) |
| Sponsoring/Marketing/Werbung | Fahrt-/Reisekosten |
| Mieteinnahmen (z.B. für Informations-/Verkaufsstände) | Kosten für Verpflegung |
| Verkauf von Merchandisingartikeln (T-Shirts, Kappen, Tassen etc.) | Unterbringungskosten |
| Spenden | Kosten für externe Dienstleister |
| Catering (Verkauf von Speisen und Getränken) | Sicherungskosten (Sicherheitsdienst) |
| Öffentliche Fördermittel (Kommune, Land, Bund, EU) | Marketing/Werbung/Öffentlichkeitsarbeit |
| Fördermittel Sportfachverband | Preisgelder |
| Fördermittel Landessportbund | Gebühren (z.B. für Sondernutzungen) |
| Fördermittel Stadt-/Kreissportbund | GEMA |
| Hospitality-Einnahmen | Versicherungen |
| Lizenzrechte | Wettkampfkosten (Schiedsrichter*innen, Kampfrichter*innen) |
| Medienrechte | Reinigungskosten |
| Rahmenprogramm (Empfänge, Ausflüge etc.) | |
| Dekoration (Banden, Bühnengestaltung etc.) | |
| Honorare/Gagen(Moderator*in, Teilnehmer*innen) | |
| Sanitätsdienst | |
|
| Vermittlungsprovisionen für Vermarktungsagenturen |
| ... | Steuern |
| Zinsen (bei Vorfinanzierung) | |
| Kosten für Medienanalyse(n) | |
| ... | Sicherheitsreserve (15 % der restlichen Ausgaben) |
Abb.: Gegenüberstellung möglicher Einnahmen und Ausgaben bei Vereinsveranstaltungen
Sportförderrichtlinien der Kommune
Für bestimmte Vereinsveranstaltungen können Sie bei Ihrer Kommune Zuschüsse/Fördermittel beantragen. In den Sportförderrichtlinien finden Sie die Kriterien, die man erfüllen muss, um in den Genuss der kommunalen Fördermittel zu kommen.
Beispiele Sportförderrichtlinien:
- Stadt Düsseldorf (Förderung von besonderen Sportveranstaltungen, S. 6 - 7)
- Stadt Essen (Zuschüsse zur Durchführung von bedeutsamen Sportveranstaltungen durch Vereine, S. 5)
Beachten Sie, dass es keinen Rechtsanspruch auf die in den Sportförderrichtlinien vorgesehenen Zuschüsse gibt! Stellen Sie frühzeitig einen Antrag auf Fördermittel und Zuschüsse! Der Antrag nebst Finanzierungsplan muss in der Regel drei Monate vor der Veranstaltung bei der Kommune (Stadtsportbund) vorliegen.
Für herausragende nationale und internationale Sportveranstaltungen können Fördermittel beim jeweiligen Bundesland beantragt werden (Beispiel Nordrhein-Westfalen für das Haushaltsjahr 2021).
Weitergehende Informationen zum Thema „Finanzen/Finanzierung von Vereinsveranstaltungen gibt’s hier.
Quellen:
Förderung von nationalen und internationalen Sportgroßveranstaltungen in NRW im Haushaltsjahr 2021 https://www.land.nrw/sites/default/files/asset/document/foerderung_des_sports_im_haushaltsjahr_2021.pdf
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