Es gehört zur adäquaten Betreuung der Vereinssponsoren, dass man deren Vertreter (z.B. Geschäftsführer/in, Marketingleiter/in oder Sponsoringkoordinator/in) zu wichtigen Vereinsveranstaltungen einlädt. Dabei ist eine möglichst angenehme, exklusive und persönliche Atmosphäre zu schaffen.

Bei den Veranstaltungen kann es sich um Sportveranstaltungen (z.B. ein Turnier bzw. ein Meisterschaftsspiel) oder eine sonstige Veranstaltung des Vereins (z.B. die Weihnachtsfeier, das Sommerfest, die Saisonabschlussfeier oder die Jahreshauptversammlung) handeln.

Mit der Einladung bringt der Sportverein seine Wertschätzung gegenüber dem Sponsor und seinen Repräsentanten zum Ausdruck. Dank der Einladung können die Sponsorenvertreter am Vereinsgeschehen teilhaben und die Umsetzung von vereinbarten Sponsoringmaßnahmen live miterleben. Vor allem ist die Einladung der Sponsorenvertreter auch als Dankeschön für die Unterstützung zu sehen.

Eine Einladung von wichtigen Repräsentanten des Sponsors zu Veranstaltungen, die von diesem gesponsert werden, ist unabdingbar!!!

Sponsorenvertreter können auch zu Vereinsveranstaltungen eingeladen werden, die nicht von ihnen unterstützt werden. Nimmt der Sponsor die Einladung wahr, kann der Verein den Sponsor über die Sponsoringmöglichkeiten bei dieser Veranstaltung informieren.

a.) Einladung zu einer VIP-Maßnahme:

Die Einladung sollte möglichst schriftlich erfolgen und unbedingt vom ranghöchsten Vertreter des Vereins (z.B. Vereinsvorsitzende/r) und dem direkten Ansprechpartner des Sponsors (z.B. Sponsoringkoordinator, Ressortleiter Sponsoring, Sponsoringwart) unterschrieben werden. Dem Einladungsschreiben sollten Informationsmaterialien zur Veranstaltung (z.B. Programmübersicht) sowie ein Antwortformular beigefügt werden.

b.) Abwicklung der VIP-Maßnahme:

Während der Veranstaltung muss eine adäquate Betreuung der Sponsorengäste sichergestellt sein.

Zur professionellen Abwicklung einer VIP-Hospitalitymaßnahme gehören:

• VIP-Parkplatz (in bzw. in der Nähe der Veranstaltungsstätte und  kostenfrei. Bei Schlechtwetter/Regen sollte man Begleitpersonen mit Regenschirm am außerhalb der Sportstätte gelegenen Parkplatz positionieren)
• Top-Sitzplatz (gut ausgeschildert, besonders gekennzeichnet und reserviert)
• Schalter am Eingang der Veranstaltungsstätte, an dem die Ehrengäste in Empfang genommen werden und ggf. ein VIP-Bändchen erhalten
• Begrüßung der Gäste durch einen wichtigen Vertreter des Sportvereins (z.B. Vereinspräsident oder Referatsleiter Sponsoring)
• Hochwertige Bewirtung und Verköstigung in einer behaglichen Atmosphäre (Einrichtung einer besonderen Umgebung/VIP-Raum/besondere Kennzeichnung der Tische, z.B. mit Unternehmensfahne oder -logo, an denen die VIPs sitzen/Servicepersonal im VIP-Bereich) durch einen vom Verein beauftragten Caterer
• Garderobe einrichten
• Möglichkeit zum Gespräch mit bestehenden und potenziellen Geschäftsfreunden des Sponsors schaffen. Dazu muss der Sportverein für den Sponsor interessante Gesprächspartner (z.B. Politiker, Journalisten, Unternehmer, Vertreter der Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer, Kirchenvertreter etc.) einladen
• Möglichkeit zum Kontakt mit den Sportlern schaffen (z.B. wenn die Sportler nach der Veranstaltung den VIP-Bereich aufsuchen, um Autogramme zu geben, für persönliche Gespräche zur Verfügung stehen bzw. an Gesprächsrunden teilnehmen)

Beispiele Hospitality-Maßnahmen/Pakete von Sportvereinen:

• TSV Hannover-Burgdorf
• FC Schalke 04
• 1. FC Heidenheim