Nicht alle bei einer Vereinsveranstaltung anfallenden Arbeiten kann man immer selbst stemmen. Manchmal fehlt es an Personalpower, manchmal an Know-how bzw. am erforderlichen Equipment. In einer solchen Situation muss man auf externes Personal, externe Expertise, externes Equipment  zurückgreifen, vorausgesetzt man kann sich die damit verbundenen Kosten leisten. Die meisten Leistungen  externer Dienstleister gibt es nämlich nicht umsonst.

Wir geben einen Überblick, auf welche externen Dienstleister man bei einer Vereinsveranstaltung zurückgreifen kann: 

1. Caterer

Caterer haben sich auf die professionelle Bereitstellung von Speisen und Getränken als Dienstleistung spezialisiert. Zu deren Dienstleistungsspektrum gehören:

• Planung, Bereitstellung, Ausschank und Verkauf von Speisen und Getränken
• Ausleihe von Geräten (Kühltheken, Kühltransporter, Kühlschrank, Bar, Gasgrill, Thermoboxen, Bierzeltgarnituren: Tische, Bänke, Handwaschbecken etc.), Geschirr, Gläsern und Dekorationsmaterialien
• Personalplanung und  -gestellung
• Gerätereinigung

2. Agenturen

Es gibt ein breites Spektrum von Agenturen, auf die man bei der Veranstaltungsorganisation zurückgreifen kann.

In der Regel erfolgt die Abrechnung der Agenturleistungen nach Stundensätzen oder fest vereinbarten Honoraren.

2.1. Promotionagenturen

Promotionagenturen haben sich auf die Planung und Durchführung von Promotion-Konzepten spezialisiert. Außerdem stellen sie Personal für Promotionaktionen (z.B. Verteilaktionen, Standbesetzungen) zur Verfügung.

2.2. Vermarktungsagenturen

Diese Agenturen vermarkten Nutzungsrechte des Veranstalters (z.B. Werbe-, Übertragungsrechte oder Lizenzrechte) an Werbepartner, Sponsoren und Medien. Vermarktungsagenturen erhalten Provisionen auf die von ihnen vermittelten Vermarktungsrechte (in der Regel 10 – 15 Prozent der akquirierten Netto-Sponsoringsumme, manchmal sogar deutlich mehr).

2.3. Ehrenamtsagenturen

Sie sind für eine Vereinsveranstaltung auf der Suche nach ehrenamtlichen Helfern außerhalb des Vereinskontextes? Bei der Suche ehrenamtlich Engagierter können Ehrenamtsagenturen helfen. Beispiel: Ehrenamt Agentur Essen e .V. . Die Dienstleistungen von Ehrenamtsagenturen sind üblicherweise kostenfrei.

2.4. Künstleragenturen

Eine Künstleragentur vermittelt Künstler*innen. Hierzu gehören Musiker, Moderatoren, Sänger und Artisten.

2.5. Eventagenturen

Eventagenturen können bei der Veranstaltungsplanung helfen, indem sie z.B. Ablaufpläne erstellen, das Projektmanagement (inkl. Projektleitung) übernehmen oder ein Sicherheits- bzw. Hygienekonzept für eine Vereinsveranstaltung erstellen.

2.6.Werbeagenturen

Eine Werbeagentur ist ein Dienstleistungsunternehmen, das für seinen Auftraggeber (z.B. Sportverein) Werbemittel plant, designt und produziert (Flyer, Plakate etc.).

3. Technikdienstleister

Sie benötigen eine Musikanlage, Lichttechnik, Tontechnik, Präsentationstechnik bzw. jemand, der Ihnen eine Bühne baut? Dann sind Technikdienstleister die richtige Wahl. Sie helfen bei der Planung und der Umsetzung der technischen Ausstattung Ihrer Veranstaltung.

Versuchen Sie, Technik oder andere Sachleistungen gesponsert zu bekommen. Die größten Chancen für ein Sachsponsoring gibt es bei Sportgeräteherstellern.

4. Messebauer/Zeltvermietungen

Messebauer haben sich auf die Planung, Gestaltung, den Aufbau und Abbau sowie die Einlagerung von Messeständen oder einzelnen Modulen (Zelte, Fahnen, Theken, Displays, Prospektständer etc.) spezialisiert. Auch die Vermietung von Eventmodulen (z.B. Eventzelten) gehört zum Dienstleistungsspektrum von Messebauern.