Ein sehr wichtiger Baustein der Konzeptionsphase ist die Planung des Veranstaltungsprogramms. Das Veranstaltungsprogramm ist das „Herz der Veranstaltung“. Es ist entscheidend für den Erfolg einer Vereinsveranstaltung. 

Die Programmgestaltung ist abhängig:

• vom Veranstaltungsbudget 
• den Wünschen/Erwartungen der Veranstaltungszielgruppen 
• den Veranstaltungszielen
• dem Veranstaltungsort
• den personellen Ressourcen 
• von behördlichen Vorgaben 
• von den Vorgaben & Regelungen der Sportfachverbände (Bsp: Anforderungsprofile für Deutsche Meisterschaften in der Leichtathletik) 

Beim Veranstaltungsprogramm unterscheidet man:

• Programm der Hauptveranstaltung
• Rahmenprogramm/Programm der Nebenveranstaltungen (auch: Side-Events genannt)

Beispiel Haupt-/Rahmenprogramm:

Bei Laufveranstaltungen (Hauptprogramm: Marathon, Volkslauf etc.) gibt es in aller Regel ein buntes Rahmenprogramm. Hierzu gehören z.B.: Pastaparty, After-Run-Party., Streckenrundfahrten zum Kennenlernen der Strecke, Ökumenischer Gottesdienst, Messe.    

Das Programm einer Veranstaltung sollte man frühzeitig festlegen. Sobald die wichtigsten Daten, die Zeitfolge und Abläufe feststehen, werden diese in einem Programmentwurf festgehalten. Dieser bildet die Grundlage für den Programmablauf.

Der Einsatz von Ablaufplänen hat sich in der Veranstaltungspraxis bewährt.

In einem Ablaufplan finden sich üblicherweise die folgenden Informationen (chronologisch) gestaffelt:

• Aktion/Programmpunkt
• Datum/Termin/Uhrzeit (Dauer: Beginn und Ende)
• Ort der Aktion/des Programmpunktes
• Handlung/Tätigkeit
• Verantwortlichkeiten (Wer kümmert sich? Wer ist verantwortlich?)

Noch ein Tipp!

Machen Sie Ihre Veranstaltung unverwechselbar! Alleinstellungmerkmale (USP = Unique Selling Proposition) beim Programm sind ein wichtiger Erfolgsfaktor.