Grundlagen

Einflussfaktoren auf den Event ermitteln!

Am Beginn der Veranstaltungsorganisation steht die Analysephase. In ihr werden die für die Veranstaltung relevanten Einflussfaktoren erfasst und analysiert.

Bei den Einflussfaktoren kann man unterscheiden:

1. Interne Faktoren (Eigenanalyse) 

2. Externe Faktoren (Marktanalyse) 

Im Rahmen der Eigenanalyse werden die vereinsinternen Einflussfaktoren ermittelt und bewertet.

Hierzu gehört die Beantwortung folgender Fragen : 

• Welche finanziellen Mittel stehen dem Verein zur Verfügung? Reichen diese zur Finanzierung der Veranstaltung oder bedarf es externer Finanzierungsmittel?
• Gibt es im Verein ausreichend ehrenamtlich engagierte Mitglieder, die bei der Organisation der Veranstaltung helfen könnten?
• Haben die hauptamtlichen Vereinsmitarbeiter*innen und/oder Vereinsmitglieder das Know-how, um die Veranstaltung  zum Erfolg zu machen?
• Verfügt der Verein über geeignete Räume, die Veranstaltung in der erforderlichen bzw. vorgegebenen Form durchzuführen? 
• Wurde schon einmal eine vergleichbare Veranstaltung durchgeführt und mit welchem Erfolg? Wurden die Ergebnisse der Veranstaltung dokumentiert? Gibt es von früheren Veranstaltungen Checklisten bzw. Ablaufpläne?  
• Gibt es möglicherweise Fehler, die dem Verein bei einer früheren Veranstaltung unterlaufen sind? Wie können diese Fehler diesmal verhindert werden?

Darüber hinaus sollte man vereinsexterne Faktoren zu ermitteln, die Auswirkungen auf den Erfolg der Vereinsveranstaltung haben. Im Rahmen einer Marktanalyse werden u.a. ermittelt:  

• Gibt es bei den Zielgruppen der Veranstaltung (Zuschauer*innen, Besucher*innen, Teilnehmer*innen Sponsoren, Medienvertreter*innen etc.) überhaupt Interesse an einer Teilnahme und/oder Besuch der Veranstaltung?
• Welche Konkurrenzveranstaltungen (vereinsintern bzw. vereinsextern: z.B. in der Kommune, andere Sportvereine im Umfeld, Fußball-WM-Finale) würden parallel stattfinden?
• Welchen Trends (z.B. technischen Entwicklungen) muss man Rechnung tragen damit die Veranstaltung dem Zeitgeist bzw. den Bedürfnissen der Eventzielgruppen entspricht?
• Welche vereinsexternen Geldquellen können zur Finanzierung der Veranstaltung akquiriert werden, wie z.B. öffentliche Fördermittel, Sponsorengelder oder Spenden?    

Starten Sie mit der Analysephase so früh es geht! Wenn man damit frühzeitig  beginnt, ist es nach hinten heraus deutlich entspannter. Außerdem helfen die Analyseergebnisse zu entscheiden, ob die Durchführung einer Veranstaltung überhaupt sinnvoll ist.

Nach der Analysephase können Sie mit dem zweiten Schritt der Veranstaltungsorganisation, der Konzeptionsphase fortfahren.