Am Beginn der Veranstaltungsorganisation steht die Analysephase. In ihr werden die für die Vereinsveranstaltung relevanten Einflussfaktoren erfasst und analysiert.

Neben der Analyse von vereinsexternen Faktoren sollte man die vereinsinternen Einflussfaktoren erfassen und bewerten. Man spricht auch von einer Eigenanalyse.

Im Rahmen der Eigenanalyse beantwortet man u.a. die folgenden Fragen: 

• Welche finanziellen Mittel stehen dem Verein zur Verfügung? Reichen diese zur Finanzierung der Veranstaltung oder bedarf es externer Finanzierungsmittel?
• Gibt es im Verein ausreichend ehrenamtlich engagierte Mitglieder, die bei der Organisation der Veranstaltung helfen könnten?
• Haben die hauptamtlichen Vereinsmitarbeiter*innen und/oder Vereinsmitglieder das Know-how, um die Veranstaltung zum Erfolg zu führen?
• Verfügt der Verein über geeignete Räume, die Veranstaltung in der erforderlichen bzw. vorgegebenen Form durchzuführen?
• Welche Kommunikationsinstrumente kann ich als Verein nutzen, um die Veranstaltung bekannt zu machen?   
• Kann ich alle mit der Veranstaltung zusammenhängenden Aufgaben als Verein selber umsetzen oder muss ich externe Dienstleister beauftragen (z.B. für das Catering, die Bereitstellung von Technik)?
• Wurde schon einmal eine vergleichbare Veranstaltung durchgeführt und mit welchem Erfolg? Wurden die Ergebnisse der Veranstaltung dokumentiert? Gibt es von früheren Veranstaltungen Checklisten bzw. Ablaufpläne?  
• Gibt es möglicherweise Fehler, die dem Verein bei einer früheren Veranstaltung unterlaufen sind? Wurden diese dokumentiert? Wie können diese Fehler diesmal verhindert werden?

Starten Sie mit der Analysephase so früh es geht! Wenn man damit frühzeitig  beginnt, ist es nach hinten heraus deutlich entspannter. Außerdem helfen die Analyseergebnisse zu entscheiden, ob die Durchführung einer Veranstaltung überhaupt sinnvoll ist.

Nach der Analysephase können Sie mit dem zweiten Schritt der Veranstaltungsorganisation, der Konzeptionsphase fortfahren.