Als elektronische Rechnung (E-Rechnung) gilt ab dem 01.01.2025 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format

• ausgestellt,
• übermittelt und
• empfangen wird und
• eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG i. d. F. 01.01.2025).

Eine E-Rechnung stellt die Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar, der ohne Medienbruch automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Dadurch wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Auszahlung des Rechnungsbetrages ermöglicht.
 

Für den Empfang einer E-Rechnung reicht es aus, ein E-Mail-Postfach zur Verfügung zu stellen. Wenn die E-Rechnung aber in einem rein strukturierten elektronischen Format (XML-Datensatz) übermittelt wird, benötigt man zusätzlich ein Visualisierungstool, um die Rechnung menschenlesbar zu machen. Alternativ kann man den Rechnungsaussteller bitten, die Rechnung in einem hybriden Format zu übermitteln (Kombination aus strukturiertem und menschenlesbarem Datenteil).

E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten elektronischen Format als auch in einem hybriden Format (Kombination aus strukturiertem und menschenlesbarem Datenteil) erstellt werden. Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die zwischen den Vertragsparteien ausgehandelt werden muss.
Insbesondere Rechnungen nach dem sog. „XStandard“ als rein strukturiertes elektronisches Format und im sog. „ZUGFeRD-Format“ (ab Version 2.0.1) als hybrides Format erfüllen die ab dem 01.01.2025 geltenden gesetzlichen Anforderungen. Darüber hinaus sind auch andere Standards/Formate zulässig, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen (gem. § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG i. d. F. 01.01.2025) erfüllen.
 

Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format haben, das einer bestimmten europäischen Norm (EN 16931) entspricht. In Deutschland wurde auf der Grundlage dieser Norm der Standard „XRechnung“ entwickelt. Dabei handelt es sich um ein rein strukturiertes elektronisches Format (XML-Datensatz), das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz aber für den Menschen lesbar dargestellt werden. Der Standard „XRechnung“ ist eine anerkannte Umsetzung der europäischen Norm und berücksichtigt zusätzlich nationale Besonderheiten.

Die Abkürzung „ZUGFeRD“ beinhaltet keinen Rechtschreibfehler, sondern steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Eine ZUGFeRD-Rechnung hat ein hybrides Format, d. h. sie besteht aus einem strukturierten Datenteil (XML-Datensatz) und einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument); beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst. Das ursprüngliche ZUGFeRD-Format entsprach noch nicht der europäischen Norm (EN 16931), die für E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 verbindlich ist, aber ab der Version 2.0.1 erfüllt eine ZUGFeRD-Rechnung die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Ab dem 01.01.2025 wird gesetzlich nur noch zwischen elektronischer Rechnung (E-Rechnung) und „Sonstiger Rechnung“ unterschieden. Eine „Sonstige Rechnung“ ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, als für die E-Rechnung vorgeschrieben. Dazu zählen z. B. auch PDF- oder JPEG-Dateien.

Auch gemeinnützige Vereine gelten als „Unternehmen“, wenn sie nicht ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind. Dann müssen sie ab dem 01.01.2025 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Es gelten aber u. a. folgende Ausnahmen:

• Zahlungsaufforderungen im ideellen Bereich, z. B. für Mitgliedsbeiträge
• Rechnungen an Privatpersonen
• bis zum 31.12.2026 Rechnungen an Unternehmen, wenn diese dem zustimmen
• bis zum 31.12.2027 Rechnungen an Unternehmen, wenn diese dem zustimmen und der Vorjahres-Gesamtumsatz (gem. § 19 Abs. 3 UStG) des Vereins nicht über 800.000 € lag
• Rechnungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (z. B. Vereine, die ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind)
• Rechnungen über Leistungen, die gem. § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind, z. B. Kursgebühren (wenn die Einnahmen überwiegend zur Deckung der Kosten verwendet werden), Teilnehmer*innen-Gebühren für sportliche Veranstaltungen, Leistungen der Jugendhilfe (als anerkannter Träger der freien Jugendhilfe), etc.
• Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnungen)

Wenn eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt eigentlich nur eine E-Rechnung die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung; eine sog. „Sonstige Rechnung“ (z. B. auf Papier oder als PDF-Dokument) dann jedoch nicht. Folglich berechtigt die ausgestellte „Sonstige Rechnung“ dann eigentlich nicht zum Vorsteuerabzug. Unter Anlegung eines strengen Maßstabes kann aber auch aus einer „Sonstigen Rechnung“ ein Vorsteuerabzug möglich sein, sofern die Finanzverwaltung über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu überprüfen.

Der Vorsteuerabzug wird nicht beanstandet, wenn der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen (bis zum 31.12.2026 bzw. 2027) in Anspruch nehmen konnte.

Wenn keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht (z. B. bei Kleinbetragsrechnungen), erfüllt auch eine sog. „Sonstige Rechnung“ die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung als eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug.

Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie bisher für andere Rechnungen.

Achtung: Bei hybriden Rechnungen (z. B. im ZUGFeRD-Format) bezieht sich die Aufbewahrungspflicht vorrangig auf den strukturierten Datenteil (XML-Datensatz). Es ist also nicht zulässig, den menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument) zu extrahieren (z. B. auszudrucken), nur diesen aufzubewahren und den strukturierten Datenteil zu löschen.

Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss während der gesamten Dauer der Aufbewahrungspflicht (z. Zt. 10 Jahre) sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.