Materialbedarf planen

Was wird wann, wo benötigt?

Erstellen Sie frühzeitig eine Materialbedarfsliste für Ihre Veranstaltung!

Fragen Sie dafür rechtzeitig die Bedarfe der einzelnen Funktions-/Organisationbereiche Ihrer Veranstaltung ab!

Aus einer Materialbedarfsliste je Funktions-/Organisationsbereich gehen hervor:

a.) Technikbedarf und „sonstige“ Bedarfe

• Veranstaltungstechnik (Bühnen, Audio-/Videoanlagen, Beamer, Stromkabel/-anschlüsse etc.)
• Sportgeräte
• Stühle
• Tische (Stehtische, Brückentische etc.)
• Stellwände
• Mülleimer
• Werbereiter
• Absperrgitter
• Hinweisschilder
• Messestände
• Telefone
• Liegen
• Kopierer
• Büroverbrauchmaterialien (Papier, Stifte etc.)
• Kleiderständer
• Dekorationsgegenstände
• Schließfächer
• Schirme
• Zelte
• etc.

b.) Bedarfe im Bereich Verpflegung (Catering)

• Getränke: Kalt- und Warmgetränke
• Essen: Anzahl/Menge von Brötchen, Brezeln, Obst etc.
• Geschirr: Tassen, Gläser, Teller
• Besteck: Messer, Gabeln, Löffel, Brotmesser etc.
• Sonstiges Equipment: Wasserkocher, Kaffeemaschinen, Karaffen, Servietten, Tischdecken, Hussen, Kühlschrank etc.

Idealerweise sollten aus der Materialübersicht hervorgehen:

• Welche Materialien in welchen Räumen zur Verfügung gestellt werden müssen
• Person, die für den Raum bzw. Funktions-/Organisationsbereich verantwortlich ist (mit Mobilnummer)
• Optional: Bis wann die Materialien in welchem Raum zur Verfügung gestellt werden müssen.

Muster-Bedarfsliste:

Raum (Nr.)	Funktionsbereich	Verantwortliche*r	Technik und sonstige Bedarfe	Getränke	Essen
	Akkreditierung
	Catering
	Fahrdienst
	Medizinischer Bereich
	Pressebereich
	Projektleitung
	Technik
	Umkleiden
	VIP-Bereich
	Wettkampfbüro
	…