Um eine Vereinsveranstaltung zum Erfolg zu führen, müssen viele Hände anpacken.

Alle Personen, die mit der Organisation einer Veranstaltung zu tun haben,  sind Teil des Organisationsteams (auch oft Projektteam genannt).

Im Rahmen einer Veranstaltung gibt es verschiedene Zuständigkeits-/Verantwortungsbereiche (Organisationbereiche). Diese sind in der Konzeptionsphase einer Vereinsveranstaltung festzulegen.

Je größer eine Veranstaltung, umso mehr Menschen werden in der Regel auch für die Organisation benötigt. Diese gilt es den einzelnen Organisationsbereichen ihren Stärken und Interessen entsprechend zuzuordnen. Infos zur Personaleinsatzplanung gibt’s hier .    

Mögliche Organisationbereiche im Überblick:

Die Organisationsbereiche (Tätigkeitsbereiche) können in einem Organigramm übersichtlich dargestellt werden.

Beispiele für Organigramme:

• Leichtathletik-Weltmeisterschaft 2009 in Berlin 
• World Games 2005 in Duisburg, Mülheim an der Ruhr, Oberhausen und Bottrop 

Bestimmen Sie eine*n Projektleiter*in (auch: Organisationsleiter*in oder Leiter*in  des Organisations-/Projektteams). Diese*r hält die Fäden der Veranstaltung in den Händen und übernimmt die Gesamtsteuerung. Zum Aufgabenspektrum des/der Organisationsleiters/-leiterin gehören:

• Gesamtkoordination/-leitung/-verantwortung der Veranstaltung
• Koordination, Planung  und Führung der engagierten Mitstreiter*innen des Organisationteams
• Leitung/Moderation von Sitzungen des Organisationsteams
• Finanzplanung und Überwachung des Veranstaltungsbudgets
• Bindeglied/Schnittstelle zum Vereinsvorstand

Als Projektleiter*in eigenen sich Personen, die von den Mitgliedern des Organisationteams fachlich und menschlich anerkannt werden.

Wenn eine Veranstaltung von einem Sportverein organisiert wird, kommt folgender Personenkreis für das Organisationsteam in Frage:  

• Vorstandsmitglieder (geschäftsführender und erweiterter Vorstand)
• Abteilungsleiter*innen
• Übungsleiter*innen
• Alle anderen Vereinsmitglieder (mit ihrer Arbeitskraft bzw. ihrem Know-how)
• Freunde/Bekannte der Vereinsmitglieder
• Sonstige Engagierte (z.B. die man über eine Freiwilligenagentur/Ehrenamtsbörse gewinnt) 
• Vertreter*innen der Kommune (Sportamt etc.)
• Sponsorenvertreter*innen/-mitarbeiter*innen

Organigramm Leichtathletik-WM 2009 Berlin (Homepage Leichtathletik-WM 2009)

Organigramm World Games 2005 (World Games 2005 GmbH)