Veranstaltungslogistik

Beschaffen, lagern und transportieren von Gegenständen und Menschen!

Die Logistik einer Veranstaltung umfasst alle Aktivitäten, die sicherstellen, dass benötigte Materialien sowie Personen (Teilnehmer*innen, Besucher*innen, Zuschauer*innen, Helfer*innen etc.)

• zum richtigen Zeitpunkt
• am richtigen Ort
• in der richtigen Menge
• in der richtigen Qualität
• zu den richtigen Kosten

gelangen.

Zu den Arbeiten im Bereich Veranstaltungslogistik gehören:

• Transport des Veranstaltungsequipments (Werbebanner, Sportgeräte, fliegende Bauten , Stühle, Tische, Veranstaltungstechnik etc.) und von Personen zum und vom Veranstaltungsort
• Lagerung des Veranstaltungsequipments und von Lebensmitteln vor, während und nach der Veranstaltung
• Besucher*innen-, Zuschauer*innen-, Teilnehmerinnen-Management (Transport, Leitsysteme für Veranstaltungszielgruppen, Sicherheit, Platzeinweisung, Verpflegung, Unterbringung etc.)
• Bereitstellung von Personal, das sich um die Veranstaltungslogistik kümmert (vereinseigene Mitarbeiter, vereinsexterne Engagierte =Volunteers)

Bei der Planung der Veranstaltungslogistik  sind zu berücksichtigen:

• Die zur Verfügung stehenden Räume (a. Lagerräume: Kapazitäten, Größe, Ausstattung, Verfügbarkeit etc. und b. Veranstaltungsort: ab wann und bis wann steht dieser zur Verfügung? Wie ist dieser ausgestattet? Wie kann Equipment, das am Veranstaltungsort nicht vorhanden ist, angeschafft, gelagert und abtransportiert  werden? etc.)
• Anfahrts-/Abfahrts- /Transportwege
• Transportmöglichkeiten (welche Fahrzeuge sind erforderlich, stehen zur Verfügung oder müssen angemietet werden zum Transport von Sachgütern, Mitarbeiter*innen, Zuschauer*innen, Teilnehmer*innen?)
• Unterbringung von Zuschauer*innen, Teilnehmer*innen, Ehrengäste etc.   (Anzahl, Qualität, Erreichbarkeit etc.)
• Budget (welche finanziellen Mittel stehen für den Bereich Logistik zur Verfügung?)

Welche Aufgaben stehen in welche Logistikbereichen an (u.a.)?

Güterlogistik

• Ausreichende Lagerkapazitäten zu vertretbaren Kosten bereitstellen
• Sicherstellung der pünktlichen Anlieferung und des Abtransports des Veranstaltungsequipments
• Aufbau und Abbau sowie Betreuung des Veranstaltungsequipments durch ausreichendes und qualifiziertes Personal am Veranstaltungsort sicherstellen  

Zuschauer*innenlogistik

• Ausreichend Parkplätze sicherstellen
• An- und Abfahrtswege sowie Parkplätze ausschildern (Parkleitsystem umsetzen)
• Shuttletransport sicherstellen (z.B. von Parkplätzen zum Veranstaltungsort)
• Einweiser*innen auf den Parkplätzen und Kontrollposten an Zufahrtswegen mit Zulassungsbeschränkungen
• Parkverbote einrichten, um den Regelverkehr nicht zu stören sowie das Freihalten von Zufahrten für Rettungsfahrzeuge sicherzustellen
• Für eine Zuschauer*innen gerechte Verpflegung sorgen

Teilnehmer*innenlogistik

• Störungsfreie An- und Abreise sicherstellen (ggf. Durchfahrtgenehmigungen/-ausweise, Parkscheine besorgen – auch für  Ehrengäste, Lieferanten und Dienstleister) 
• Shuttletransport sicherstellen (z.B. Transport von der Unterbringung zum Veranstaltungsort)
• Für ausreichende Umkleide,- Dusch-, Trainingsmöglichkeiten sorgen
• Für eine Teilnehmer*innen gerechte Verpflegung sorgen
• Für ausreichend Unterbringungsmöglichkeiten sorgen
• Versand von Teilnehmer*innenunterlagen

Catering-Logistik

• Lieferketten sicherstellen
• Kühlkette bei verderblichen Waren sicherstellen
• Das für das Catering erforderliche Equipment und Räume bereitstellen/sicherstellen 
• Personal für die Zubereitung und die Ausgabe von Speisen und Getränken planen und schulen
• Anzahl der Besucher*innen und Gäste planen
• Art und Umfang der Speisen und Getränke planen

Sanitärlogistik

• Ausreichende Anzahl und Qualität sicherstellen (ggf. durch Einsatz mobiler Sanitäranlagen)
• Auf- und Abbau von Toilettenwagen/WC-Containern
• Ausschilderung umsetzen
• Reinigungsplan erstellen und Kontrollen sicherstellen
• Bereitstellung von Hygieneartikeln (Flüssigseife, Papierhandtücher, Desinfektionsmittel,  Toilettenpapier etc.)
• Sanitäranlagen für Frauen/Mädchen und Männer/Jungen einrichten
• Einrichtungen für Menschen mit Behinderung
• Wickelräume bereithalten

Logistikunternehmen als Sponsor:

Insbesondere bei größeren Veranstaltungen kann es gelingen, für den Bereich Logistik einen Sponsor zu gewinnen. Dafür kommen z.B. Speditionen in Frage, die den Transport und die Lagerung von Waren übernehmen.

Als Sponsor für den Bereich „Zuschauer*innenlogistik sind hingegen Busunternehmen erste Wahl.

Beispiele „offizieller Logistikpartner/-sponsoren“ bei Sportveranstaltungen:

Beim Internationalen Deutschen Turnfestes 2013 in der Metropolregion Rhein-Neckar hat das Logistikunternehmen Fritz Fels GmbH aus Heidelberg als offizieller Logistikpartner den Transport und die Einlagerung des Equipments für die verschiedenen Veranstaltungen und Wettkämpfe übernommen. Dabei wurden unter anderem über 1200 Sportgeräte wie Barren, Balken, Matten oder Sprungtische transportiert. (Quelle: https://www.fels-heidelberg.de/en/node/19).

Bei der Fußball-Europameisterschaft EURO 2020 hat das Logistikunternehmen FedEx mehr als 1.500 Tonnen an Gütern innerhalb und auch außerhalb Europas ausgeliefert. Zum Leistungsspektrum gehörten der Transport der Ausrüstung der Nationalmannschaften, der Versand von offiziellen UEFA-Materialien wie Spielbälle, Tickets, Bekleidung, Bühnenausstattung und vieles mehr: Ein spezielles Team aus mehr als 260 qualifizierten Logistik-Mitarbeitenden war dabei im Einsatz (Quelle: https://newsroom.fedex.com/newsroom/fedex-bringt-die-uefa-euro-2020-auf-das-spielfeld/).

Quellen

Volunteers im Bereich Logistik bei den Special Olympics 2012 in München: https://www.praktikumsamt.mzl.uni-muenchen.de/aktuelles/archiv/special_olympics_2012/volunteer__einsatzbereiche.pdf