Geschäftsführung im Sportverein - Die Vereinsgeschäftsstelle

Aufgabenpläne als Orientierungsrahmen

Zur Führung im Verein gehört die sinnvolle und eindeutige Zuordnung von Aufgaben.
Dies betrifft insbesondere die Ebene der Vorstandsämter. Beachten Sie die besondere Handhabung von vorgefertigten Aufgabenbeschreibungen. Falsch angewendet, können sie eher zur Ablehnung als zur Übernahme einer Aufgabe beitragen.

Nachfolgend wird eine Übersicht über Aufgaben einzelner Vorstandsfunktionen vorgestellt, die aber nur als Orientierungsrahmen dient.
Die Aufgabenzuordnung sollte im konkreten Fall immer an den individuellen fachlichen Voraussetzungen, der Motivation und insbesondere am Zeitbudget des neuen Vorstandmitgliedes entwickelt werden.
Dies schließt auch die Vergabe von zeitlich begrenzten Projekten oder eine Aufgabenzuordnung an eine "Arbeitsgruppe" ein.

Aufgabenverteilungsplan für den Vorstand

Erste/r Vorsitzende/r

• Leitungskompetenz und Verantwortung für den Gesamtverein
• Festlegung von Richtlinien für das gesamte Vereinsgeschehen in sportlicher, wirtschaftlicher und sozialer Hinsicht
• Vertretung des Vereins nach innen und außen; Festigung des Ansehens in der Öffentlichkeit, Repräsentation
• Koordination der Vorstandsarbeit
• Vorbereitung, Einberufung und Leitung der Vorstands- und Vereinssitzungen sowie der Mitgliederversammlung
• Einbringen von Plänen, Ordnungen, Programmen sowie des Haushaltsplanes in den Vorstand
• Kontrolle der Durchführung von Beschlüssen des Vorstandes und der Mitgliederversammlung
• Vertretungsberechtigter Vorstand im Sinne des BGB
• Mitglied des geschäftsführenden Vorstands

Stellvertretende/r Vorsitzende/r

• Vertreter des / der 1. Vorsitzenden
• Unterstützung und Beratung des / der 1. Vorsitzenden in allen sportlichen und sozialen Fragen
• Bearbeitung von Ehrenanträgen
• Bearbeitung des 1. Vorsitzenden in allen Fragen zwischenmenschlicher Beziehungen
• Entwurf eines Programms für die Betreuung von passiven Mitgliedern und
• SeniorenBetreuung des Archivs
• Einbringung von Initiativen und Programmen zur sportärztlichen Betreuung der Vereinsmitglieder
• Vertretungsberechtigter Vorstand im Sinne des BGB
• Mitglied des geschäftsführenden Vorstands

Schatzmeister/in

• Führung der Vereinskasse und monatliche Abstimmung mit den Abteilungskassen
• Führung sämtlicher Geschäftsbücher des Vereins
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Vereins
• Mitwirkung bei der Erschließung neuer Finanzquellen
• Berichte über Finanz- und Vermögensanlagen in der Mitgliederversammlung und im Vorstand
• Unterstützung des Ressortleiters Finanzen / Verwaltung beim Entwurf des Jahreshaushaltsplans
• Anfertigung von Analysen und Statistiken aus dem Rechnungswesen für den Vorstand
• Vorschläge zur Rationalisierung des Rechnungswesens
• Laufende Berichterstattung an Ressortleiter Finanzen / Verwaltung über das Finanz- und Vermögensgebaren des Vereins
• Anfertigung von steuerrechtlichen Schriftstücken für das Finanzamt
• Mitglied des geschäftsführenden Vorstands

Schriftführer/in

• Protokollführung von Sitzungen des Vorstands und der Mitgliederversammlung
• Ordnungsgemäße Führung von Satzung, Ordnungen und Richtlinien des Vereins
• Anmeldung von Satzungsänderungen beim Notar und Amtsgericht
• Anmeldung öffentlicher Veranstaltungen (mit Ausnahme sportlicher Veranstaltungen) bei den zuständigen Behörden
• Bearbeitung von Sportunfällen nach dem Sportversicherungsvertrag
• Anmeldung von Tanz- und Musikveranstaltungen des Vereins bei der GEMA
• Schriftliche Einberufung von Sitzungen des Vorstandes und der Mitgliederversammlung
• Mitglied des geschäftsführenden Vorstands

Geschäftsführer/in

• Schriftverkehr im Auftrag des Vorstands
• Postbearbeitung (Eingang, Verteilung, Bearbeitung)
• Führung des Terminkalenders des Vereins
• Führung und Bearbeitung der Mitgliederkartei (EDV-Liste)
• Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von sportlichen und gesellschaftlichen Veranstaltungen des Vereins
• Überwachung des Geschehens in der Geschäftsstelle; Abstellung von Störungen, Veranlassung von kleineren Reparaturen
• Einkauf von Büromaterial
• Registraturarbeiten, Aufbewahrung von Protokollen
• Mitwirkung bei der Ausführung von Gremienbeschlüssen
• Laufende Berichterstattung an den Vorstand über Verwaltungsarbeiten in der Geschäftsstelle
• Durchführung von Sprechstunden
• Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes
• Ist der / die Geschäftsführer/in nicht vorhanden, übernehmen andere Vorstandsmitglieder diese Aufgaben.

Ressortleiter/in für Finanzen und Verwaltung

• Vorsitzende/r des gleichnamigen Ausschusses
• Vorschlagsrecht für Berufung von Ausschussmitgliedern
• Einbringung von Investitions- und Finanzierungsplänen einschließlich Haushaltsplan (Entwurf) in den Vorstand
• Koordination der wirtschaftlichen Maßnahmen in allen Abteilungen
• Laufende Berichterstattung über das wirtschaftliche Geschehen des Vereins im Vorstand
• Bearbeitung von Anträgen zur Beschaffung von Sportgeräten und Inventar. Einkauf von Gerät und Ausrüstung für den Verein
• Führung der Inventarverzeichnisse
• Veranlassung von Reparaturen über 50,- Euro
• Sachverwalter des beweglichen Gerätes und der Grundstück

Ressortleiter/in für Sportbetrieb

• Vorsitzende/r des gleichnamigen Ausschusses
• Führung der Ausschussitzungen sowie deren Protokollführung
• Einbringung von Sportplänen und -programmen in den Vorstand
• Koordination der sportlichen Aufgaben
• Vertretung des Vereins bei der Übungsstättenverteilung gegenüber Behörden und Sportorganisationen
• Planung und Kontrolle von Hallen- und Sportplatzbelegungen, ebenfalls an Wochenenden und Feiertagen
• Planung von Sportveranstaltungen und Wettkämpfen des Vereins; Abrechnung des "Sportzehners"
• Laufende Berichterstattung über das sportliche Geschehen des Vereins im Vorstand
• Überwachung des sportgerechten Zustands der Sportstätten

Ressortleiter/in für Breiten- und Freizeitsport

• Vorsitzende/r des gleichnamigen Ausschusses
• Führung der Ausschussitzungen sowie deren Protokollführung
• Koordination aller Aktivitäten im Breiten- und Freizeitsport
• ktivierung des Breiten- und Freizeitsports im Verein
• Überwachung von sportgerechten Kursen in den Abteilungen
• Durchführung der Abnahme für das Deutsche Sportabzeichen
• Mitwirkung bei Freizeitsportveranstaltungen einschließlch Trimm-Trab
• Laufende Berichterstattung über Fragen des Breiten- und Freizeitsports im Verein

Ressortleiter/in für Lehrwesen

• Vorsitzende/r des gleichnamigen Ausschusses
• Führung der Ausschusssitzungen sowie deren Protokollführung
• Planung der Übungsleiter/innenausbildung unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit
• Antragstellung von Zuschussplätzen an den Landessportbund#
• Verteilung der Zuschussplätze an die Abteilungen
• Planung und Kontrolle von Übungsleiter/inneneinsätzen
• Vertretung der Interessen der Übungsleiter/innen im Vorstand
• Beschickung von Lehrgängen aller Art
• Durchführung eigener Lehrgänge
• Berichterstattung über Übungsleiter/inneneinsätze im Verein

Ressortleiter/in für Öffentlichkeitsarbeit

• Vorsitzende/r des gleichnamigen Ausschusses
• Führung der Ausschusssitzungen sowie deren Protokollführung
• Sammlung, Verarbeitung und Vermittlung wichtiger Informationen über den Verein
• Kooperation mit Presse, Funk und Fernsehen
• Gestaltung und redaktionelle Betreuung aller Veröffentlichungen über den Verein (Broschüren, Artikel, Prospekte, Filme, Vorträge)
• Planung und Durchführung von Werbemaßnahmen für den Verein
• Kontaktpflege zu Gruppen und Persönlichkeiten der Öffentlichkeit
• Beratung und Unterstützung der Abteilungen, insbesondere der Pressewarte, in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit
• Gestaltung und Betreuung von Schaukästen des Vereins
• Gestaltung des Vereinsarchivs
• Laufende Berichterstattung über die Öffentlichkeitsarbeit im Vorstand

Jugendleiter/in
(Aufgaben gemäß Jugendordnung des Vereins)

• Vorsitzende/r des Jugendausschusses
• Führung der Ausschusssitzungen und der Jugendmitgliederversammlung sowie deren Protokollführung
• Koordination der gesamten Vereinsjugendarbeit
• planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art
• vertretung der Jugend im Vorstand
• Vertretung der Vereinsjugend in der Sportjugend und anderen Sportorganisationen
• Laufende Berichterstattung über die Jugendarbeit des Vereins im Vorstand

_{Quelle: Landessportbund Niedersachsen e.V.}