Der Gedanke, eine Geschäftsstelle neu einzurichten, ist für viele Vereine mit neuen Chancen und Möglichkeiten verbunden. Mehr Mitglieder zu gewinnen, das eigene Image zu verbessern, eine zusätzliche Präsenz in der Öffentlichkeit, Optimierung der Verwaltungsabläufe sind Argumente, die für die Einrichtung einer Geschäftsstelle sprechen.

Auch die Entwicklung, dass sich Sportvereine mehr und mehr als Dienstleister verstehen und ihren "Kunden" - Mitglieder und Nichtmitglieder, Nutzer von Sportangeboten, Kursteilnehmer etc. - mehr Serviceleistungen anbieten, um die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber anderen Sport- und Freizeitanbietern zu steigern, führt häufig zur Entscheidung, eine eigene Geschäftsstelle ins Leben zu rufen.

"Der Kunde ist König", "Bürgernähe" oder einfach auch ein professionellerer Service und mehr Qualität, um auf Bedürfnisse von Mitgliedern, potentiellen Mitgliedern und anderen Nutzern einzugehen - häufig genannte Gründe, die für eine Geschäftsstelle sprechen. Wenn sie sich in zentraler Lage befindet, gut erreichbar und auffindbar ist, mit Öffnungszeiten, die auch für Berufstätige wahrnehmbar sind, ist es für den Verein eine gute Möglichkeit, sich nach außen zu präsentieren und hat somit eine erhöhte Öffentlichkeitswirkung. Neben Publikumsverkehr mit Beratung können hier die Mitgliederverwaltung sowie die Buchführung und alle anderen Verwaltungsaufgaben zentral koordiniert werden.

Aber auch für die Arbeit im Vorstand bieten sich zusätzliche Vorteile: Die Möglichkeit der Zuarbeit, die Abnahme von Routineaufgaben, die Optimierung der Verwaltungsarbeit geben mehr Raum für die eigene Aufgabenerfüllung und Schwerpunktsetzung. Mehr Zeit für das Wesentliche, für Führungsaufgaben, für die Vereinsentwicklung, für die Erstellung von Plänen und Konzepten sowie für die eigene Weiterbildung zur Nutzung neuer Potentiale des/der jeweiligen Mitarbeiters/in.

Bevor sich nun ein Verein für eine Geschäftsstelle entscheidet, sollte der Verein in mehreren Schritten im Rahmen einer Chancen-Risiken-Analyse das Für und Wider abwägen und auch kreative Lösungen für die Realisierung überdenken.

Ausgangspunkt ist eine systematische Analyse der zukünftigen Vereinsentwicklung. Dabei muss das Vereinskonzept mit den mittelfristig und langfristig zu erreichenden Zielen betrachtet werden. Fragen zur zukünftigen Mitgliederentwicklung, zu Veränderungen in der Angebotsstruktur, zur Sportstättennutzung, sowie zur Frage des eigenen Personals, unter Einbezug der bezahlten Mitarbeit sind dabei von grundlegender Bedeutung. Daneben sind die Investitionskosten für die eigene Ausstattung ebenso wie regelmäßig wiederkehrende Ausgaben wie Anmietung, Telefonkosten, Reinigung etc. zu berücksichtigen und den Vorteilen gegenüberzustellen.

Fragen wie:

Eine Geschäftsstelle bedeutet mehr Öffentlichkeit und Werbung, Attraktivität.

Wollen wir unsere Mitgliederzahlen erhöhen? Können wir das aufgrund unserer Mitarbeiter, Sporträume und -anlagen, unserer Vereinsstruktur auch zukünftig gewährleisten?

Eine Geschäftsstelle bedeutet Ausgaben. Können diese Kosten durch Einnahmen ausgeglichen werden, die durch die erhöhte Öffentlichkeitswirksamkeit und damit zusammenhängende wachsende Mitgliederzahlen und bessere Vermarktung von Kursangeboten erzielt werden?
Eine Geschäftsstelle erfordert eine qualifizierte personelle Betreuung während der Öffnungszeiten. Kann dies regelmäßig und verlässlich durch unsere Mitarbeiter gewährleistet werden?
Können diese Aufgaben ehrenamtlich geleistet werden oder müssen sie durch bezahlte Mitarbeit unterstützt werden?
Brauchen wir tatsächlich eine Geschäftsstelle, in der Publikumsverkehr stattfindet?
Oder reichen Räumlichkeiten aus, in denen in erster Linie die Verwaltungsarbeiten stattfinden sollen und in denen Unterlagen und Dokumente gelagert werden sollen?
Vielleicht kann der Verein auf geeignete Räumlichkeiten zurückgreifen, die bei einem Vereinsmitglied ungenutzt leer stehen und die er dem Verein evtl. gegen eine geringe Kostenerstattung zur Verfügung stellt?
 
Gibt es die Möglichkeit, Geschäftsstellen-Räume in Kooperation mit anderen Vereinen oder Einrichtungen zu nutzen? Können eventuell bestimmte Ausstattungsgegenstände (Kopierer, PC, etc.) gemeinsam genutzt werden (spart Kosten)?
 
Können die Serviceleistungen für Interessierte, Mitglieder und Mitarbeiter auch durch eine Vereins-Homepage mit entsprechenden Informationen über das Vereinsangebot, die Beitragsordnung, Termine etc. und Downloadmöglichkeiten bereitgestellt werden?

Reicht die Einrichtung einer virtuellen Geschäftsstelle aus?

Dabei wird sehr schnell deutlich, dass mit einer Einrichtung einer Geschäftsstelle auch eine Veränderung und Umstellung von Strukturen in mehreren Bereichen verbunden sein kann. Eine damit einhergehende Neuordnung von Arbeitsabläufen und Zuständigkeiten führt anfangs möglicherweise zu Störungen und Konflikten. Gut und sorgfältig vorbereitet und thematisiert, können sie durch offene Absprachen mit den beteiligten Personen vermieden oder abgefedert werden.

Aber auch die Überlegung, eine/n Mitarbeiter/in für die geleisteten Arbeitsstunden zu bezahlen, um eine qualifizierte und verlässliche Besetzung zu garantieren, kann in einem Verein, der bisher nur auf ehrenamtlicher Basis geführt wurde, zur grundsätzlichen Auseinandersetzung mit seinem bisherigem Selbstverständnis in Bezug auf die ehrenamtliche Mitarbeit führen.

Insgesamt muss beachtet werden, dass die Mitarbeiter/innen, insbesondere diejenigen, die im Vorstand aktiv sind, eine neue Geschäftsstelle als eine positive Entwicklung für den Verein und ihre eigene Arbeit betrachten. Die Chance, Routineaufgaben zu delegieren und von Verwaltungstätigkeiten befreit zu sein, schafft Raum für neue Ideen und die Motivation, auch seine eigenen Potentiale weiterzuentwickeln.