Die Sportvereine erfassen die Daten der Mitglieder regelmäßig in Mitgliederverwaltungsprogrammen. Von dort aus werden sie für die unterschiedlichsten Zwecke listenmäßig weiterberarbeitet. Für jede weitere Verarbeitung ist zu prüfen, ob eine ausreichende Rechtsgrundlage gegeben ist. Die Datenverarbeitung kann zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses oder zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins erforderlich sein. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, ist die Weitergabe der Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Person zulässig.

WICHTIG: Funktionsträger innerhalb des Vereins (z.B. Vorstandsmitglieder, Abteilungsleiter, Übungsleiter) werden dem Verein als Verantwortlichen zugeordnet. Es liegt keine Weitergabe an außenstehende Dritte vor. Anders verhält es sich bei den übrigen Vereinsmitgliedern oder Dachverbänden. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um außenstehende Dritte.

Einige Beispiele aus der Vereinspraxis:

1. Ein Mitglied verlangt die Herausgabe der Mitgliederliste, um ein Minderheitsbegehren auf Einberufung einer Mitgliederversammlung zu initiieren.

Die Herausgabe ist zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO) gedeckt, da das Mitglied vereinsrechtliche Rechte geltend macht.

2. Der Geschäftsführer übermittelt die Liste der Mitglieder an den Dachverband.

Die Herausgabe ist dann durch die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO) gedeckt, wenn der Dachverband die Daten der Mitglieder benötigt, weil er z.B. eine Versicherung für alle Mitglieder abgeschlossen hat, diese für den Wettkampfbetrieb benötigt oder die Mitglieder der Vereine zugleich Mitglieder des Dachverbandes sind.

3. Der Abteilungsleiter gibt eine Liste aller Abteilungsmitglieder an alle Abteilungsmitglieder heraus, die Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Abteilungsmitglieder enthalten.

Da es sich bei den übrigen Mitgliedern jeweils um außenstehende Dritte handelt, ist zweifelhaft, ob die Herausgabe zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses oder zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist. Die Herausgabe an die übrigen Mitglieder sollte nur nach ausdrücklicher Einwilligung erfolgen.

4. Ein Mitglied beabsichtigt, auf der kommenden Mitgliederversammlung für das Amt des Vorsitzenden zu kandidieren und verlangt die Herausgabe der postalischen Adressen bzw. E-Mail-Adressen der Mitglieder, um sich diesen im Vorfeld vorstellen zu können. Ob aus vereinsrechtlicher Sicht ein dahingehender Anspruch besteht, ist umstritten. Grundsätzlich ist die Mitgliederversammlung der Ort, in dem sich die Kandidaten vorstellen. Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht sollte die Adressliste allerdings nicht herausgegeben werden. Es dürfte zweifelhaft sein, dass die Herausgabe zur Vertragserfüllung oder zur Wahrung der berechtigten Interessen erforderlich ist.

5. Eine Versicherungsagentur will den Verein sponsern und erwartet als Gegenleistung die Herausgabe der Mitgliederliste, um die Mitglieder bewerben zu können.

Eine Herausgabe der Daten ist nicht ohne die ausdrückliche Einwilligung zulässig. Zwar kann man vertreten, dass es sich bei den Sponsoringeinnahmen um berechtigte Interessen des Vereins handelt. Es sollen Einnahmen erzielt werden, die wiederum für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Allerdings dürften die schutzwürdigen Interessen der Vereinsmitglieder überwiegen.