Nur wenn der Betroffene weiß, welche Daten zu welchen Zwecken verarbeitet werden und welche Rechte er hat, lassen sich die Grundprinzipien der Transparenz und der Verarbeitung nach Treu und Glauben verwirklichen. Daher sieht die DS-GVO die Verpflichtung vor, die betroffene Person umfassend zu informieren. Die Vereine haben sicherzustellen, dass die betroffene Person zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten über Folgendes informiert wird:

- den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters

- die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, falls ein solcher benannt ist

- die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen

- die Rechtsgrundlage, auf der die Verarbeitung erfolgt

- die berechtigten Interessen, wenn die Verarbeitung auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 f) DS-GVO erfolgt

- gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

- gegebenenfalls die Absicht, die Daten an ein Drittland oder internationale Organisationen zu übermitteln

- die Dauer, für die die Daten gespeichert werden sollen oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer

- das Bestehen des Rechts auf Auskunft, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit, auf die jederzeitige Widerrufbarkeit der Einwilligung, auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

- ob die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist

- ob die betroffene Person verpflichtet ist, die Daten bereitzustellen, und welche möglichen Folgen die Nichtbereitstellung hätte

- im Falle einer automatisierten Entscheidungsfindung aussagekräftige Informationen über die verwendete Logik, die Tragweite und angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung.

Die Informationen sind in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form sowie in klarer und einfacher Sprache zu übermitteln. Leicht zugänglich bedeutet, dass die Informationen in der konkreten Situation verfügbar sein müssen. Sollen die Daten in Anwesenheit der Person oder auf dem Papierweg mittels schriftlicher Korrespondenz erhoben werden, soll der Verweis auf das Internet nicht zulässig sein.

Die Verpflichtung entfällt allerdings, wenn der Betroffene bereits über alle Informationen verfügt.

Der Verein hat den Nachweis der ordnungsgemäßen Erfüllung der Informationspflichten zu erbringen. Ein Verstoß gegen die Informationspflichten kann mit einer Geldbuße bestraft werden.