Unter Bilanzierung versteht man die nach gesetzlichen Regeln vorzunehmende, handels- und/oder steuerrechtliche Erfassung, Dokumentation, Aufbereitung und Offenlegung von Informationen über alle finanziellen und nicht-finanziellen Geschäftsvorfälle eines Vereins (i.d.R. Großverein). Der Begriff Bilanzierung impliziert zusätzlich die konkrete Form der Darstellung, die im Wesentlichen auf den Instrumenten der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung beruht.

Die Bilanz ist Bestandteil des Jahresabschlusses eines Vereins, sie stellt zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung den wirtschaftlichen Erfolg, in der Regel des abgelaufenen Geschäftsjahres im Jahresabschluss dar. Eine Bilanz wird grundsätzlich zu einem bestimmten Zeitpunkt, während die Gewinn- und Verlustrechnung für einen bestimmten Zeitraum erstellt wird. Der Zeitpunkt für die Erstellung der Bilanz heißt Bilanzstichtag.

Die Bilanz soll folgende Funktionen erfüllen:

Dokumentationsfunktion:

Die Bilanz gibt eine verbindliche Auskunft über das vorhandene Vermögen des Vereins. Durch das Festhalten des Vermögens in der Bilanz wird diese zu einer beweiskräftigen Unterlage über die vom Vereinen getätigten Geschäfte. Die Bilanz stellt somit den formellen Abschluss der Buchhaltung dar.

Gewinnermittlungsfunktion:

Eine weitere Funktion der Bilanz besteht in der Ermittlung des Periodengewinns. Der Vergleich des Eigenkapitals zu Beginn des Geschäftsjahres mit dem am Ende des Geschäftsjahres ergibt unter Berücksichtigung der Einlagen und Entnahmen den Gewinn oder Verlust eines Wirtschaftsjahres. Das Zustandekommen des Gewinns/Verlusts wird detailliert nachgewiesen über die dem Eigenkapitalkonto vorgelagerte Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

Informationsfunktion:

Diese kann in die Selbstinformation und die Drittinformation unterteilt werden. Ziel der Bilanz ist es, der Vereinsführung ein Instrument zur Steuerung der Vereinsplanungen zu geben. Für interessierte Dritte (Gläubiger, Werbepartner, Arbeitnehmer etc.) stellt die Bilanz ein Informationsinstrument bezüglich ihres zukünftigen Verhaltens gegenüber dem Verein dar. Die Bilanz dient aus dieser Sicht im weiteren Sinne dem Gläubigerschutz.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bildet zusammen mit der Bilanz den Jahresabschluss den wesentlichen Teil der externen Rechnungslegung eines Vereins. Sie kategorisiert Erträge und Aufwendungen des Vereins für einen bestimmten Zeitraum, insbesondere eines Geschäftsjahres und weist den unternehmerischen Erfolg als Unterschiedsbetrag aus.

Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach zwei Methoden aufgestellt werden, dem

1. Gesamtkostenverfahren, § 275 Abs. 2 HGB, oder dem
2. Umsatzkostenverfahren, § 275 Abs. 3 HGB.

Es gibt nur wenige Vereine, die aufgrund ihrer unternehmerischen Tätigkeit im unternehmerischen Bereich des Vereins einen jährlichen Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro erwirtschaften und somit eine Bilanz erstellen müssen. Aber wenn, dann richtet sich die Bilanzierungspflicht hauptsächlich nach den Steuergesetzen und verlangt i.d.R. die Hilfe durch Steuerberater. Solange das Finanzamt eine Vorlage der Bilanz nicht verlangt, sollten Vereine nicht freiwillig bilanzieren, sondern weiterhin ihren Jahresabschluss mit der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln.

§ 14 AO, § 242 Abs. 3 HGB, § 64 Abs. 3 AO, § 67a Nr. 2 AO, § 11 Abs. 1 Nr. 2 GewStG, § 24 KStG