Das Umsatzsteuergesetz gibt ganz genaue Anweisungen, wie eine Rechnung beschaffen sein muss. Dies betrifft sowohl die Form als auch den Inhalt einer Rechnung. Der Hintergrund ist einleuchtend: Wegen der Vorsteuerabzugsmöglichkeit ist eine Rechnung Geld wert. Daher ist mit ihr

- die Echtheit der Herkunft, sprich die Identität des Rechnungsausstellers

- die Unversehrtheit ihres Inhalts und

- die Lesbarkeit

sicherzustellen.

Eine Rechnung muss insbesondere folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

3. das Ausstellungsdatum

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist

8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

9. einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers von zwei Jahren bei Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht werden, und

10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift”.

Nur eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug. Lediglich bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen bis 150,00 Euro brutto müssen nicht alle Angaben enthalten sein (vgl. den Artikel „Keine Regel ohne Ausnahme: Die Kleinbetragsrechnung“).

Beispiel: Die Leichtathletikabteilung des TuS Beispiel veranstaltet eine Laufveranstaltung. Im Start-/Zielbereich werden Speisen und Getränke verkauft. Der Abteilungsleiter reicht beim Schatzmeister des Vereins eine Rechnung über den Einkauf von Speisen und Getränken in Höhe von 753,87 Euro ein. Die Rechnung ist auf den Abteilungsleiter ausgestellt, da er mit seiner Kundenkarte eingekauft hat. Der Schatzmeister weist die Rechnung zurück. Der Abteilungsleiter hat eine auf den Namen und die Anschrift des Vereins ausgestellte Rechnung vorzulegen, damit der Verein die Vorsteuer erstattet bekommt.

Die Rechnung muss durch den Unternehmer nicht unterschrieben, wohl aber auf Papier erstellt sein. Mittlerweile kann die Rechnung aber auch mit Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt werden.

Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnungen, die er ausgestellt hat, und alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren.