Wann muss man behördliche Genehmigungen im Zusammenhang mit einer Vereinsveranstaltung einholen und an welche Stellen muss man sich wenden, um eine entsprechende Genehmigung zu erhalten?

Hier unser Überblick über einige wichtige behördliche Genehmigungen mit Relevanz bei Vereinsveranstaltungen.

• Genehmigung zur Durchführung einer Veranstaltung, die für die breite Öffentlichkeit gedacht ist bzw. im öffentlichen Raum stattfindet: Veranstaltungen mit einem öffentlichen Charakter müssen in aller Regel angemeldet werden. Der Antrag ist bei der Gemeinde- bzw. Stadtverwaltung zu stellen: z.B. Ordnungs- oder Sportamt. Beispiel Anmeldung einer Veranstaltung bei der Stadt Essen
• Genehmigung einer Schankerlaubnis: Werden bei einer Vereinsveranstaltung alkoholische Getränke zum Verzehr an Ort und Stelle verkauft und ist die Veranstaltung für jedermann zugänglich, ist der Ausschank nach dem Gaststättengesetz erlaubnispflichtig. Der Antrag für eine Schankerlaubnis ist in aller Regel beim Ordnungsamt einzureichen. Eine Genehmigung muss auch eingeholt werden, wenn der Verein bei einer für die Allgemeinheit zugänglichen Veranstaltung Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle zubereitet und verabreicht.   
• Genehmigung zur (kostenlosen) Benutzung einer öffentlichen Sportanlage: Der Antrag ist an die Stadt-/Gemeindeverwaltung (Sportamt) zu richten.
• Sondernutzungsgenehmigung: Die Nutzung von öffentlichen Straßen, Parkplätzen, Geh- oder Radwegen  über den Gemeingebrauch hinaus (z.B. im Rahmen einer Laufveranstaltung oder eines Radrennens) ist eine Sondernutzung. Die Nutzung des öffentlichen Straßenraums durch den Verein  muss von der Gemeinde-/Stadtverwaltung genehmigt werden. Detaillierte Infos zu Nutzungsänderungen gibt’s hier.
• Genehmigungen für Veranstaltungen in Parks, Grünanlagen und auf Waldflächen (z.B. wenn diese bei einer Vereinsveranstaltung als Aktionsfläche genutzt werden): Der Antrag ist meistens an das Ordnungsamt der jeweiligen Kommune zu richten. In der Regel kommt auch das Grünflächenamt ins Spiel. Im Vorfeld wird der Ist-Zustand der Grünfläche dokumentiert. Anschließend wird sie dem Veranstalter übergeben. Nach der Veranstaltung erfolgt eine Rückgabe der Fläche. Mögliche Schäden werden erfasst und dokumentiert. Für Schäden, z.B. Fahrspuren von LKWs auf einer Rasenfläche oder beschädigte Bäume muss der Veranstalter aufkommen.
• Sondergenehmigung für die Benutzung von Lautsprecher- und Musikanlagen: Ist der Einsatz einer Lautsprecheranlage zur Durchsage von Ergebnissen und die Einbindung eines musikalischen Rahmenprogramms geplant und werden hierdurch Anwohner erheblich  gestört, muss hierfür ein Antrag beim zuständigen Ordnungsamt sowie der örtlichen Polizeibehörde gestellt werden. 
• Genehmigung der Nutzung von Pyrotechnik (z.B.: Feuerwerk/als Bühneneffekte), offenem Feuer (z.B. Holzkohlegrill, Feuerkörbe) bzw.  von Flüssiggas (z.B. Grillstände, Heizstrahler): Antrag ist an das Ordnungsamt der Kommune zu richten. 
• Genehmigung für das Aufstellen von Verkaufsständen am Veranstaltungsort: Die Sondernutzungserlaubnis zum Aufstellen eines Verkaufsstandes erteilt üblicherweise das Ordnungsamt.
• Genehmigung auf Verlängerung der Sperrstunde: Ein Antrag ist an die zuständige Gemeindeverwaltung zu richten.
• Genehmigung einer Tombola/Lotterie: "Kleine Lotterien und Ausspielungen" sind der örtlichen Ordnungsbehörde anzuzeigen. „Größere Lotterien und Ausspielungen“ (z.B. Spielkapital über 40.000.- €) genehmigt die zuständige Bezirksregierung.    
• Genehmigung für fliegende Bauten erteilt die zuständige örtliche Bauaufsichtsbehörde. Das Bauamt besichtigt aufgebaute fliegende Bauten, prüft das Baubuch und gibt den Aufbau frei. Die Abnahme wird im Baubuch durch einen Stempel dokumentiert. Erst dann darf die Veranstaltung beginnen. Das Baubuch verbleibt für die Dauer der Veranstaltung beim Veranstalter.
• Anmeldung des Streckenverlaufs außerhalb einer Sportanlage mit dem zuständigen Ordnungsamt, Landratsamt oder den Naturschutz- und Forstbehörden.
• Anmeldung von Streckensperrungen bei der Polizei.

3 Praxistipps!

1. Versuchen Sie,  einen guten Draht zu den Mitarbeiter*innen der jeweils zuständigen Behörde aufzubauen. Sie werden feststellen, dass dies sehr viel Zeit und Mühe erspart.
2. Versuchen Sie herauszufinden, ob es in Ihrer Kommune eine zentrale Anlaufstelle für Anträge bzw. Genehmigungen von  Veranstaltungen gibt. Eine solche zentrale Anlaufstelle erfasst die Anfragen und leitet diese an die richtige, der vielen Genehmigungsbehörden weiter. So muss man als Verein nicht unnötig viele Stellen kontaktieren.
3. Informieren Sie sich frühzeitig, bis wann ein Antrag gestellt werden muss (i.d.R. 6 Monate vor der Veranstaltung)!